Localizar casillas vacías mediante combinaciones de teclas en Microsoft Excel

En ocasiones un listado de una hoja de cálculo incluye huecos sin datos, que pueden hacer que los resultados no sean los deseados.

Una de las formas de localizarlos sería usar alguna fórmula, por ejemplo LARGO, y luego filtrar el resultado.

Otra forma, quizás la peor, sería ir moviéndose por la pantalla hasta encontrar una casilla vacía.

Un método alternativo es usar una combinación de teclas, que nos moverá hasta la última casilla con datos antes de una vacía, y luego hasta la primera casilla con datos.

La combinación es tecla control + flecha.

Dependiendo de la flecha utilizada nos moveremos en una dirección distinta.

En el ejemplo muestro como buscar huecos en un listado vertical, comenzando por la primera fila y bajando hasta la última, utilizando la combinación de teclas CTRL + flecha abajo.

Nota:

Este método no permite localizar casillas con espacios. Las cuales, aunque visualmente parecen vacías, si que contienen un texto, aunque sea del tipo de caracteres no imprimibles (espacios, tabuladores, cambios de línea, etc.).

Herramienta de captura de pantalla a formato gif animado

Hoy presento una sencilla herramienta que permite realizar capturas de pantalla en formato gif animado.

Screen to Gif es una herramienta muy sencilla que permite fácilmente capturar secuencias en pantalla y grabarlas en formato gif.

Esto la hace ideal para grabar minimanuales y colgarlos en una página web o enviarlos por email como parte del contenido, de forma que con solo abrir el email, se comienza a reproducir la imagen.

Es Open Source y se puede descargar desde la web https://www.screentogif.com/

Una vez instalada y ejecutada permite generar videos o animaciones gif, a partir de grabaciones en pantalla, de la cámara web o desde una pizzarra integrada en la que se puede dibujar.

Si se elige la opción grabar, se muetra un recuadro vacío que marca la zona que se grabará.

Para iniciar a grabar, es posible pulsar los botones o usar una combinación de teclas.

En el caso de decantarse por la combinación de teclas esta se puede configurar al gusto.

Por ejemplo, para realizar grabaciones sobre Microsoft Excel, lo ideal será elegir combinaciones que no se usen en él. 

En el post "Combinaciones de teclas con la tecla Control no usadas en Microsoft Excel" muestro algunas combinaciones útiles para ese caso.

Moverse a la última celda en Microsoft Excel mediante combinación de teclas

 Una de la cosas que ahorra mucho tiempo en el uso de herramientas informáticas es el dominio de las combinaciones de teclas más usadas.

Una de las cosas más frustrantes en una hoja de cálculo es desplazarse con la rueda del ratón, una y otra vez hasta llegar al final de una columna con datos.

Existe una combinación de teclas que permite realizar esta tarea en un único paso ahorrando mucha tiempo.

Pulsando simultáneamente CTRL + flecha de dirección, si estamos en una celda con conteniro, se avanza hasta la primera celda vacía, y viceversa.

Esto permite moverse fácilmente hasta la última fila con contenido de un listado.

Esto es especialmente útil en el caso de listados muy largos.

Combinaciones de teclas con la tecla Control no usadas en Microsoft Excel

Usualmente nos interesamos por las combinaciones de teclas que se usan en un programa, pero en ocasiones es necesario saber cuales no e usan. 

En este caso concreto se trata de inciar y parar una captura de pantalla en otro programa, sin interactuar con Microsoft Excel, de forma que en el vídeo de la captura no se muestren acciones no deseadas.

Tras comprobar todas las combinaciones posibles con la tecla Control y una letra en Microsoft Excel 2016, he encontrado cinco combinaciones no usadas.

Estos son los atajos no usados en Microsoft Excel 2016:

CTRL+F

CTRL+H

CTRL+M

CTRL+Ñ

CTRL+O

Crear acumulado de ventas (usando rangos con referencias absolutas y relativas)

 Otro enfoque al problema del cálculo del acumulado en una hoja de cálculo como Microsoft Excel, es calcularlo para cada línea. En el post Crear acumulado de ventas (incrementando acumulado mas valor de fecha actual) se explicaba como calcular el acumulado basándose en el acumulado anterior.

En este caso usaremos la fórmula sumar, pero el truco consiste en indicar un rango que sea más grande en cada nueva línea. Para ello aprovecharemos la posibilidad de usar referencias absolutas y relativas.

Como se desea que la parte superior del rango a sumar sea siempre la misma, se usará una referencia absoluta, en el caso del ejemplo será $B$2, mientras que la parte inferior del rango nos interesa que se vaya incrementando en cada nueva línea, por lo tanto usaremos una referencia relativa (sin poner dólares) B2.

La fórmula para la primera fila de datos quedará =SUMA($B$2:B2), dando como resultado el valor de la celda B2.

Al arrastrar la fórmula, el rango se va actualizando, creciendo a medida que se modifica la referencia relativa. Para la fila 3, la segunda fila de datos, la fórmula quedará =SUMA($B$2:B3).

Crear acumulado de ventas (incrementando acumulado mas valor de fecha actual)

 La forma más sencilla de crear una columna con un valor acumulado en una hoja de cálculo como Microsoft Excel, es tras copiar el valor de la primera fila, crear una fórmula en la segunda fila de datos en la que se suma el valor anterior del acumulado, con el valor de la fecha actual.

De esta forma lo que estaremos es sumando el valor actual al acumulado de la fecha anterior.

Nota: El acumulado de la primera fecha, coincide con el valor de la primera fecha, por lo que para simplificar la fórmula simplemente copiamos ese valor y comenzamos escribiendo la fórmula en la segunda fila de datos.

Detectar números almacenados como texto.

Una de las tareas más habituales que se realizan en Microsoft Excel el cruzar / puntar listados, para comprobar que datos de un listado se muestran en el otro.

Cuando los datos a cruzar son numéricos aparece una problemática adicional.

En ocasiones los datos numéricos son almacenados como si de texto se tratase. 

Es importante tener claro que para una aplicación informática los números y sus valores equivalentes en formato texto son cosas distintas y no comparables. Por ejemplo, el número 5 no es lo mismo que el texto '5'.

Una de las principales diferencias entre un número y una letra, a nivel de Microsoft Excel, es que los números se pueden sumar y las letras no.

Esto nos va a permitir comprobar fácilmente si el dato está almacenado como texto o como valor numérico.

En la imagen muestro dos columnas con el código postal de las Poblaciones.

En la columna A los datos están en formato numérico, y en la columna C están en formato texto.

Podríamos pensar que si tiene ceros a la izquierda está en formato texto, pero eso no es necesariamente cierto, ya que ese efecto se puede conseguir mediante un formato personalizado de la celda.

También podemos ver si el dato es texto por el triangulo verde que aparece en la parte superior de las celdas de la columna C, pero puede llegar a confundirse con el triángulo que muestra los comentarios.

Un truco infalible para saber si los datos son numéricos es seleccionar varias celdas y fijarse en la barra de estado, en la que se muestra un resumen de los datos seleccionados.

Si los datos seleccionados son numéricos, se mostrará tanto el recuento de celdas con datos como la suma de los valore almacenados.

En caso de ser texto solo se mostrará el recuento, ya que las palabras no se pueden sumar.