Como detectar un dato no numérico en una lista de números una vez que se ha modificado la alineación de las celdas

En el post anterior veíamos como detectar números introducidos incorrectamente en una hoja de cálculo diferenciándolos por la alineación por defecto.

Este método era útil si no se había alterado la alineación.

Pero ¿como hacerlo si se ha unificado la alineación de toda la columna, y ya no es posible deshacer esa acción?

Supongamos que vemos eso tan feo, tan desalineado que, antes de guardar, alineamos todos nuestro números a la derecha, como es normal en una columna numérica, luego cerramos el Excel, o el Libreoffice.

Al volver a abrirlo, nos encontraremos algo así, y sin posibilidad de deshacer la acción del alineado.

Vamos a recuperar los colores del post anterior para diferenciar las celdas que no contienen datos numéricos.

Una opción poco conocida por muchos usuarios de Microsoft Excel es la posibilidad de personalización de la barra de estado.

Se trata de la barra que se encuentra en la parte inferior de la ventana del programa.

En ella se pueden mostrar datos de las celdas seleccionadas.

Los datos a mostrar se configuran haciendo clic con el botón derecho encima de la barra.

Entre los datos a mostrar, dos son de especial interés, estos son "Recuento" y "Recuento numérico"

El primero de ellos "Recuento" indica el número de celdas seleccionadas que contienen datos. Esto es celdas no vacías.

El segundo "Recuento numérico" indica el número de celdas seleccionadas que contienen datos numéricos.

Ante una columna que debería incluir solo datos numéricos la información mostrada por ambas cifras debería ser idéntica.

En nuestro caso, "Recuento" indica 13 celdas no vacías, mientras "Recuento numérico" indica 8 celdas con datos numéricos, por lo tanto quedan celdas no vacías pero con datos no numéricos.

NOTA:

Es habitual incluir una fila de títulos, si se hace esto, se deberá esperar que exista una unidad de diferencia entre el dato mostrado por ambas opciones.

A continuación se añade una fila de título y se corrigen os datos numéricos, vemos que ahora tenemos 14 filas no vacías de las cuales una es la de título y las otras 13 son numéricas.

Como detectar un dato no numérico en una lista de números si no se ha modificado el formato.

En ocasiones se puede dar el caso de que una Hoja de Cálculo arroje resultados que calculando manualmente no coinciden.

Cuando eso pasa, lo mas probable es que no se esté detectando e dato como número. Usualmente eso se debe a la inclusión de algún valor no correcto, por ejemplo espacios, comas en lugar de puntos, letras o en lugar de números cero, etc.

Si no se ha modificado el formato, más en concreto la alineación por defecto de las celdas, será relativamente sencillo encontrar los datos erróneos.

Teniendo en cuanta que, por defecto, las hojas de cálculo como Microsoft Excel, alinean los datos numéricos a la derecha y los textos a la izquierda, es fácil detectar los datos erróneos.

En la imagen siguiente, en las celdas amarillas, la colocación de los separadores de miles y los separadores decimales no son coherentes, por lo tanto se tratan como texto.

En la celda verde, se ha incluido un espacio para indicar la separación de los miles (un método usado en documentos de texto habitualmente, pero que provoca que las hojas de cálculo no reconozcan el dato correctamente)

En la celda azul se ha escrito por error una letra o en lugar de un cero.

Como se aprecia, todas las celdas erróneas aparecen alineadas a la izquierda como si fuesen un texto, mientras que las numéricas aparecen a la derecha.


 Este método es válido para pocas líneas y antes de haber alterado la alineación de las celdas.

Como convertir valores numéricos almacenados como texto a datos numéricos (método 2 - Mediante una fórmula)

En el post anterior veíamos que en ocasiones Microsoft Excel no reconoce correctamente los datos numéricos tratándolos como textos.

Esto provoca que no sean válidos para hacer operaciones matemáticas, entre otras cosas.

En este caso vamos a ver como convertir eses datos mediante una sencilla fórmula de la hoja de cálculo.

Aunque el ejemplo se hará en Microsoft Excel, este ejemplo es válido para otras hojas de cálculo como Libreoffice Calc o Google Spreadsheets.

La fórmula a usar es valor, la cual recibe un único parámetro que es un número almacenado como texto.

Si todo va bien el resultado será una columna con los valores numéricos correspondientes.

Como ventaja adicional, con respecto al método anterior, la fórmula devolverá un error "#¡VALOR!" en caso de que alguno de los datos a convertir no pueda ser tratado como número.

En el siguiente ejemplo, en amarillo un texto "hola" y en verde un texto compuesto de caracteres alfanuméricos "125abc456"

Este método es preferible a la conversión seleccionando las celdas cuando los datos a convertir sean numerosos, pues es más sencillo hacer una fórmula y aplicarla a toda la columna que seleccionar la columna con el ratón.

Como convertir valores numéricos almacenados como texto a datos numéricos (método 1 - Seleccionando con el ratón)

En ocasiones Microsoft Excel reconoce datos numéricos como textos.

En estos casos se muestra un pequeño triángulo verde en la parte superior izquierda de la celda.

Convertir el  contenido de estas celdas en números reconocibles por Excel es sencillo.

Es preciso seleccionar con el ratón (no vale con el teclado, ya que no se muestra el menú emergente) todo el rango afectado.

Una vez finalizada la selección se mostrará un menú emergente en el que se indica que se han encontrado números almacenados como texto, permitiendo convertirlos a número.

Seleccionaremos la opción "Convertir en número", y automáticamente desaparecerá el triángulo verde, y por defecto cambiará la alineación hacia la derecha, quedando los datos como se muestra a continuación.

Como convertir un número entre formato americano y español en un fichero CSV (antes de importar)

Teniendo en cuenta que Microsoft Excel intentará reconocer el formato de los números, es posible que una vez importado un dato como texto, aunque se sustituyan puntos por comas para convertir el texto en número (como se explicaba en el post anterior Como convertir un número entre formato americano y español en un fichero CSV.), será necesario convertir luego los textos en números.

Este inconveniente se puede solucionar realizando la sustitución antes de la importación.

Para ello, dependiendo del tamaño del fichero, usaremos un editor nuestro editor de texto preferido.

En este caso veremos como hacerlo con el Notepad (Bloc de notas)

Sin embargo, en el ejemplo mostrado, no es posible modificar los puntos por comas, sin más, ya que el separador utilizado son las comas. Esto nos obligará a hacer dos sustituciones. En primer lugar sustituir las comas por puntos y coma, y luego sustituir los puntos por comas.

Paso 1 - Abrir el fichero con el Bloc de notas.

Paso 2 - Reemplazar comas por puntos y coma.

Paso 3 - Reemplazar puntos por comas.

Paso 4 - Abrir con la hoja de cálculo Microsoft Excel.