Truco para aplicar dos filtros, simultáneamente, sobre los mismos datos en Microsoft Excel

Si bien es posible aplicar varios filtros de texto a una columna en una hoja de cálculo como Microsoft Excel o Libreoffice Calc, no siempre resuelve nuestro problema.

En este ejemplo se dispone de un listado de teléfonos móviles entre los que está el que buscamos.

Dos personas han escuchado el número pero no estaban atentas, por lo que solo recuerdan alguno números, aunque no en el orden en el que están.

Uno de los usuarios recuerda que el número de teléfono contenía la secuencia 608 y el otro recuerda que contenía 12, pero ninguno de los dos tiene claro que secuencia iba antes de la otra.

Si se supiese el orden, se podría solucionar con un filtro del tipo 608*12, pero en este caso no es posible.

El truco consiste en duplicar la columna de datos, y aplicar cada filtro a una columna. De esta forma, la hoja de cálculo, aplicará una o lógica a ambos filtros. Este mismo resultado se podría obtener utilizando filtros avanzados.

En la imagen, muestro la secuencia completa.

Localizar casillas vacías mediante fórmulas en Microsoft Excel

Muestro una mejora sobre el "método de buscar celdas vacías con combinaciones de teclas", el cual no detecta celdas que solo contengan espacios

En este caso es preciso utilizar un par de fórmulas y luego filtrar el resultado.

En la imagen se muestra en la columna A un listado de números en los que existen celdas con casillas que contienen espacios (en este caso no se trata de celdas vacías)

Paso 1 - En la columna B, limpiar caracteres no imprimibles

=espacios(A1)

Paso 2 - En la columna C, contar caracteres 

=largo(B1)

Paso 3 - En la columna C, Filtrar por largo = 0

Las casillas filtradas son las que o están vacías o solo contienen espacios.

Localizar casillas vacías mediante combinaciones de teclas en Microsoft Excel

En ocasiones un listado de una hoja de cálculo incluye huecos sin datos, que pueden hacer que los resultados no sean los deseados.

Una de las formas de localizarlos sería usar alguna fórmula, por ejemplo LARGO, y luego filtrar el resultado.

Otra forma, quizás la peor, sería ir moviéndose por la pantalla hasta encontrar una casilla vacía.

Un método alternativo es usar una combinación de teclas, que nos moverá hasta la última casilla con datos antes de una vacía, y luego hasta la primera casilla con datos.

La combinación es tecla control + flecha.

Dependiendo de la flecha utilizada nos moveremos en una dirección distinta.

En el ejemplo muestro como buscar huecos en un listado vertical, comenzando por la primera fila y bajando hasta la última, utilizando la combinación de teclas CTRL + flecha abajo.

Nota:

Este método no permite localizar casillas con espacios. Las cuales, aunque visualmente parecen vacías, si que contienen un texto, aunque sea del tipo de caracteres no imprimibles (espacios, tabuladores, cambios de línea, etc.).

Herramienta de captura de pantalla a formato gif animado

Hoy presento una sencilla herramienta que permite realizar capturas de pantalla en formato gif animado.

Screen to Gif es una herramienta muy sencilla que permite fácilmente capturar secuencias en pantalla y grabarlas en formato gif.

Esto la hace ideal para grabar minimanuales y colgarlos en una página web o enviarlos por email como parte del contenido, de forma que con solo abrir el email, se comienza a reproducir la imagen.

Es Open Source y se puede descargar desde la web https://www.screentogif.com/

Una vez instalada y ejecutada permite generar videos o animaciones gif, a partir de grabaciones en pantalla, de la cámara web o desde una pizzarra integrada en la que se puede dibujar.

Si se elige la opción grabar, se muetra un recuadro vacío que marca la zona que se grabará.

Para iniciar a grabar, es posible pulsar los botones o usar una combinación de teclas.

En el caso de decantarse por la combinación de teclas esta se puede configurar al gusto.

Por ejemplo, para realizar grabaciones sobre Microsoft Excel, lo ideal será elegir combinaciones que no se usen en él. 

En el post "Combinaciones de teclas con la tecla Control no usadas en Microsoft Excel" muestro algunas combinaciones útiles para ese caso.

Moverse a la última celda en Microsoft Excel mediante combinación de teclas

 Una de la cosas que ahorra mucho tiempo en el uso de herramientas informáticas es el dominio de las combinaciones de teclas más usadas.

Una de las cosas más frustrantes en una hoja de cálculo es desplazarse con la rueda del ratón, una y otra vez hasta llegar al final de una columna con datos.

Existe una combinación de teclas que permite realizar esta tarea en un único paso ahorrando mucha tiempo.

Pulsando simultáneamente CTRL + flecha de dirección, si estamos en una celda con conteniro, se avanza hasta la primera celda vacía, y viceversa.

Esto permite moverse fácilmente hasta la última fila con contenido de un listado.

Esto es especialmente útil en el caso de listados muy largos.

Combinaciones de teclas con la tecla Control no usadas en Microsoft Excel

Usualmente nos interesamos por las combinaciones de teclas que se usan en un programa, pero en ocasiones es necesario saber cuales no e usan. 

En este caso concreto se trata de inciar y parar una captura de pantalla en otro programa, sin interactuar con Microsoft Excel, de forma que en el vídeo de la captura no se muestren acciones no deseadas.

Tras comprobar todas las combinaciones posibles con la tecla Control y una letra en Microsoft Excel 2016, he encontrado cinco combinaciones no usadas.

Estos son los atajos no usados en Microsoft Excel 2016:

CTRL+F

CTRL+H

CTRL+M

CTRL+Ñ

CTRL+O

Crear acumulado de ventas (usando rangos con referencias absolutas y relativas)

 Otro enfoque al problema del cálculo del acumulado en una hoja de cálculo como Microsoft Excel, es calcularlo para cada línea. En el post Crear acumulado de ventas (incrementando acumulado mas valor de fecha actual) se explicaba como calcular el acumulado basándose en el acumulado anterior.

En este caso usaremos la fórmula sumar, pero el truco consiste en indicar un rango que sea más grande en cada nueva línea. Para ello aprovecharemos la posibilidad de usar referencias absolutas y relativas.

Como se desea que la parte superior del rango a sumar sea siempre la misma, se usará una referencia absoluta, en el caso del ejemplo será $B$2, mientras que la parte inferior del rango nos interesa que se vaya incrementando en cada nueva línea, por lo tanto usaremos una referencia relativa (sin poner dólares) B2.

La fórmula para la primera fila de datos quedará =SUMA($B$2:B2), dando como resultado el valor de la celda B2.

Al arrastrar la fórmula, el rango se va actualizando, creciendo a medida que se modifica la referencia relativa. Para la fila 3, la segunda fila de datos, la fórmula quedará =SUMA($B$2:B3).