Copia de seguridad incluyendo la fecha mediante archivo por lotes.

A la hora de hacer una copia de seguridad, es un ahorro de tiempo poder crear una carpeta en la que parte del nombre es la fecha actual, tal como os mostraba en este post https://pildorasofimaticas.blogspot.com/2021/02/crear-carpeta-con-el-nombre-del-dia.html?m=0

Sin embargo si nos limitamos a copiar ficheros en la carpeta del día, cuando tengamos que buscar uno concreto podrá ser un tanto incómodo.

Yo suelo aprovechar el mismo archivo .bat de proceso por lotes para copiar los ficheros que me interesan aprovechando la oportunidad para incluir en el nombre del fichero la fecha actual.

Este proceso se hace en cuatro pasos:

1. Se crea la carpeta con el nombre del día.

2. Se copian los ficheros con su nombre original.

3. Nuevo el directorio de trabajo a la carpeta recién creada.

4. Renombro los ficheros copiados.

Os muestro un ejemplo para un solo fichero.

Si el día es hoy 11/03/2021, creo una carpeta denominada 20210211datos, y a los nombres de los ficheros le añado la fecha en el mismo formato.

Por ejemplo si tuviese "facturas.docx" lo renombraría como "20200311facturas.docx".

Para ello uso un fichero bat, con el siguiente contenido:

@echo off

MKDIR %date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" diario"

copy "C:\carpetaOriginal\facturas.docx" "./"%date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" diario"

cd ./%date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" diario"

ren "facturas.docx" %date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" facturas.docx"

Tratar más de un millón de datos en Microsoft Excel

Siempre tenemos en mente el límite de filas de Microsoft Excel como si fuese el número máximo de datos a tratar, y no siempre es así.

Gracias a Power Query es posible importar datos desde ficheros con muchas más filas.

En el ejemplo se accede a un fichero de texto con 40 Millones de líneas y se importa un millón a una hoja y el siguiente millón a la otra.

Como se puede ver al principio del vídeo esto no es posible desde la importación por defecto de Microsoft Excel, pero si desde Power Query.

No os perdáis este importante complemento de Microsoft Excel.

También está disponible en Power BI.

Borrar todos lo objetos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel

En muchas ocasiones al pegar datos de una web en Microsoft Excel, se arrastran componentes de la web que no son deseados, como pueden ser botones, cuadros desplegables o imágenes.

Existe un método poco conocido para seleccionar todos lo objetos de una hoja de cálculo y eliminarlos en un único paso.

En la cinta de opciones, Modificar, Buscar y seleccionar, Ir a..., se puede elegir la opción "Objetos".

También se puede acceder directamente a esta ventana mediante F5.

Al elegir esa opción se seleccionan todos los objetos de la hoja activa, luego solo hace falta pulsar la tecla suprimir y se consigue eliminar en un solo paso todos los objetos incrustados desde la web.

A continuación en el vídeo https://youtu.be/LCURRvIKGNE podéis ver la secuencia completa, en este caso se accede a la ventana directamente con la tecla F5.

Para los que no podéis ver el vídeo correctamente os subo una animación.

Espero que con este método os resulte un poco más sencillo limpiar esos ficheros con restos no deseados de páginas web.

Crear carpeta con el nombre del día mediante archivo por lotes.

Una de las herramientas que siempre están presentes en los sistemas Windows es la consola del sistema, también conocida como MSDOS.

Aunque en mi día a día suelo usar VBA o Python, también recurro a la anticuada consola de comandos.

Lo comandos de este sistema se pueden escribir en un fichero de texto con extensión ".bat" lo cual nos permitirá ejecutarlos con solo hacer doble click en el fichero.

Os muestro como ejemplo una de las cosas que suelo usar para ahorrar unos segundos cada día, mejorando un poquito mi productividad.

Habitualmente creo una carpeta con el nombre de la fecha del día.

Si el día es hoy 24/02/2021, creo una carpeta denominada 20210224datos

Para ello uso un fichero bat, con el siguiente contenido:

@echo off

MKDIR %date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" diario"

La primera instrucción @echo off evita que se muestre el eco en pantalla, esto significa que no se verá las instrucciones que se ejecutan.

En la siguiente línea MKDIR crea una carpeta con el nombre que se le indica.

El nombre de la carpeta se genera uniendo dos cosas, unas partes de la fecha del sistema %date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2% y un texto fijo " diario".

La parte de la fecha es el mismo esquema repetido tres veces:

%date:~6,4%

Esto significa extraer de la fecha actual desde el sexto carácter los cuatro caracteres siguientes.

Es importante notar que en la fecha también se cuentan las barras como caracteres, de forma que el primer carácter del mes es el cuarto dentro del texto, ya que los dos primeros son el día, y el tercero es la barra.

Con la fecha de hoy sería 24/02/2021

Las dos siguientes repeticiones de date extraen el 02 y el 24.

Generando el nombre de la carpeta 20210214 diario

Os dejo un vídeo con el proceso completo https://youtu.be/u9g8ikup_js

Con esto demuestro lo importante que es controlar las herramientas que nuestro sistema trae por defecto, ya que nos pueden ayudar a salir de más de un problema, y este es un ejemplo de ellas.

Os dejo la versión del vídeo en animación por si no lo podéis ver correctamente.

Como recuperar las macros del libro Personal.xlsb corrupto

Lo peor que nos puede pasar con Microsoft Excel, es que el fichero de macros personal.xlsb se corrompa, y no nos permita acceder a nuestras macros (y no tener copia de seguridad de ellas claro!)

Pero con Libreoffice Calc podremos abrirlo y guardar una copia de las macros.

El proceso os lo muestro en el vídeo (https://youtu.be/fhupO_mi6rQ).

El proceso es el siguiente:

Primero, localizar el fichero PERSONAL.XLSB.

En Windows 10 está en la carpeta XLSTART del usuario.

Esta carpeta y el fichero que contiene se crea cuando se guarda la primera macro.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\excel\XLSTART

Recomiendo hacer una copia del fichero PERSONAL.XLS en otra carpeta, ya que si no es posible acceder a él desde Microsoft Excel, procederemos a su borrado, para que al crear una nueva macro, se regenere automáticamente.

Luego pegaremos las macros que vamos a recuperar.

Con el botón derecho del ratón elegimos "Abrir con" y usamos Libreoffice Calc.

En mi caso me avisa de que el documento contiene macros y de como permitirlas en Libreoffice.

Procedo a bajar el nivel de seguridad de las macros.

El siguiente paso es abrir las macros desde Libreoffice Calc.

Herramientas, Macros, Editar Macros.

Buscamos PERSONAL.XLSB y dentro de él VBAProjet, Módulos.

Seleccionamos cada módulo, y podemos copiar y pegar, o desde el menú archivo exportar el módulo en formato .bas.

Para poder volver a acceder a las macros desde Microsoft Excel, borraremos el libro PERSONAL.XLSB, y cerraremos el programa.

Lo volvemos a abrir y creamos una nueva macro en el libro de macros personal.

Esto hace que el fichero PERSONAL.XLSB se regenere nuevamente.

Ahora solo habrá que pegar o importar las macros que acabamos de recuperar con Libreoffice Calc.

Os dejo una animación del proceso por si no podéis ver el vídeo correctamente.

Convertir fecha de formato AAAAMMDD a DDDMMAAAA de forma rápida y fácil

El enfoque típico pasa convertir una fecha en formato AAAAMMDD a formato DDMMAAAA suele pasar por extraer el día, el mes y el año y luego concatenarlas.

Eso implica el uso de cuatro fórmulas.

Sin embargo hay una forma mucho más rápida de hacerlo usando la opción "Texto en columnas", con solo seis clics.

Cómo habéis visto, en un primer momento Microsoft Excel no es capaz de asignar el formato de fecha larga a la columna con las fechas, porque no las reconoce como fecha.

Este tipo de formato de fecha es muy típico encontrarlo en las exportaciones desde bases de datos.

El proceso para solucionarlo es tan sencillo como, tras seleccionar la columna en la que están las fechas en formato AAAAMMDD, y seleccionar la opción "Texto a columnas".

En esta ocasión, a diferencia del método para "convertir texto a números", necesitaremos realizar un paso más, seleccionando el tipo de datos. Elegiremos tipo fecha y en el campo desplegable seleccionaremos el formato en el que se muestra. Puede ser AAAAMMDD o cualquier otro de los mostrados.

Aún se puede reducir más el número de clics necesarios para hacer esta transformación, automatizando estos pasos mediante una macro VBA.

Para los que no podáis ver correctamente el video subo una animación del proceso.

Coincidir + Indice como alternativa a buscarv

Una alternativa a la función BUSCARV en una hoja de cálculo como Microsoft Excel, Libreoffice Calc o Google Spreadsheets, puede ser la combinación de las formulas COINCIDIR e INDICE.

En muchas webs veréis como realizar una función anidada con ambas, de esta manera:

=INDICE(B:B;COINCIDIR(DE;A:A;0))

Sin embargo os las muestro por separado, ya que me parece mucho más fácil de entender para quien nunca las haya usado.

En un primer paso, localizo con COINCIDIR la fila original del dato buscado.

En el segundo paso, recupero el dato de la fila indicada en la casilla de al lado.

COINCIDIR  realiza una búsqueda secuencial, devolviendo la fila en la que aparece el resultado o un error si no lo encuentra.

Para ello el último parámetro debe ser cero. Configurada de esta forma busca los datos como BUSCARV con su último parámetro configurado como FALSE.

INDICE devuelve el dato que se encuentra en la fila y columna indicada dentro de un rango también indicado.

Si el rango solo tiene una columna, no es preciso especificarla.

Os dejo un videotutorial explicativo.

Como podéis ver en el vídeo, en un ejemplo para buscar 10 000 datos en una lista desordenada de otros 10 0000 la función COINCIDIR tarda en ejecutarse unos 7 segundos, mientras que INDICE es casi inmediata.

Para los que no podáis ver el vídeo, os cuelgo una animación.

La próxima semana os mostraré un ejemplo de cómo aprovechar mejor está estructura de dos funciones en Microsoft Excel.