Una de las limitaciones de Microsoft Excel, es que dependiendo del idioma en el que se instale, presenta una configuración distinta.
Un ejemplo de eso es el autocompletado de días y meses, solo disponible en el idioma en el que se ha instalado el programa y coincidente con el idioma de la interfaz.
En el caso de España, la gran mayoría de las instalaciones se realizan en castellano, no siendo posible el cambio de idioma sin proceder a una reinstalación de la aplicación.
En mi caso, suelo trabajar tanto en castellano como en gallego, pero en castellano es posible crear un listado de los nombres de la semana o del mes, simplemente escribiendo uno y arrastrando, mientras que en otros idiomas no se reconocen los nombres de días y meses.
En la imagen se han escrito los datos de la fila 2 y se ha arrastrado.
Se puede ver que en el caso de los nombres en gallego e inglés Microsoft Excel no ha completado el listado, sino que ha repetido el primer elemento.
Sin embargo Microsoft Excel permite definir listados personalizados adicionales.
Para ello es preciso acceder al menú "Archivo", que es el que se encuentra más a la izquierda.
Luego seleccionaremos la última opción "Opciones"
Luego iremos a "Avanzadas", y en la ventana de la derecha, casi al final de todo pulsaremos el botón "Modificar listas personalizadas".
Al abrir la ventada de Listas personalizadas, comprobamos que ya están creadas por defecto las listas en castellano, pero no en ningún otro idioma.
Ahora procederemos a introducir los listados de días y meses, tanto en Gallego como en Inglés.
Para crear una lista personalizada podemos utilizar dos métodos.
En la ventana "Entradas de lista" escribir manualmente todos los elementos de la lita, y luego pulsar el botón "Agregar".
O en la casilla que se encuentra debajo de esa ventana, seleccionar un rango que incluya el listado, y luego pulsar el botón "Importar".
Este segundo método suele ser más cómodo, ya que nos permite importar los datos que hayamos podido pegar de cualquier origen externo.
Una vez introducidos a mano o importados los datos, se comprueba que en la ventana de "Listas personalizadas" ahora ya aparecen nuestras nuevas listas.
Si repetimos el proceso de arrastrar los datos de la fila 2, ahora comprobaremos que Microsoft Excel reconoce también los días y meses en Gallego e Inglés.
O dejo el proceso completo en el videotutorial en mi canal de Youtube.
Con un poco de imaginación las listas personalizadas pueden ser muy útiles, solo es preciso pensar en datos que haya que escribir a menudo, por ejemplo un listado de comerciales, los nombres de las poblaciones en las que tengamos sucursales de nuestra empresa, etc.
Como siempre en Microsoft Excel el límite lo pone vuestra imaginación.
Nota2:
Feliz día das letras Galegas 2021, adicado a Xela Arias.
Una de las cosas que menos me gustan de la versión de escritorio de Microsoft Exceles la imposibilidad de cambiar de idioma.
Teniendo en cuenta que Libreoffice Calc, permite la descarga de packs de idiomas y su instalación en cualquier momento, y que esta forma de gestionar los idiomas es típica de la mayoría del software, ¿como es que Microsoft Excel se resiste a implementarlo?
Si hablamos de aplicaciones web, entonces la diferencia es abismal.
Os traigo un ejemplo en Google Sheets en El que muestro cómo cambiar el idioma de.las fechas mostradas, sin tener que modificar el idioma de la interfaz.
Partimos de un listado de fechas creado en un fichero configurado en castellano.
Desde el menú Formato números es posible aplicar cualquier formato desdeado a las fechas.
Por ejemplo día y hora.
También permite aplicar formatos personalizados a medida.
Para ello usa una interfaz muy intuitiva, que de basa en bloques que se pueden ir añadiendo.
Mucho más fácil de entender que el anticuado método de personalizar formatos de Microsoft Office.
Con esto conseguiremos el formato deseado, en el idioma que tenga configurado ese documento en concreto de la hoja de cálculo.
Si deseamos modificar el idioma, desde el menú Archivo (File) podremos acceder a la opción Spreadsheet Settings.
Desde la que es posible configurar el idioma de la interfaz y el de la ubicación local, lo que afecta a como se muestran fechas y monedas.
Simplemente seleccionando el idioma deseado.
De esta forma, cambiando entre Spain y United Kingdom, conseguimos mostrar las fechas en inglés.
Cuando es preciso introducir un dato numérico en una celda, es posible introducir datos que no resulten coherentes con la información a indicar.
Por ejemplo, si es preciso introducir la edad, por defecto Microsoft Excel permite introducir cualquier valor en la celda, incluso textos.
De esta forma podemos encontrarnos con datos decimales o negativos, e incluso edades imposibles (ver imagen).
Una solución es aplicar a validación de datos a las celdas.
Para ello accederemos a "Datos", "Herramientas de datos", "Validación de Datos".
Al abrir la ventada de configuración vemos que por defecto se permite "Cualquier valor" en las celdas.
Una de las posibles opciones es seleccionar la opción "Número entero", la cual es ideal para almacenar la información de la edad, aunque no sería correcta por ejemplo para almacenar el importe de una factura.
Con esta opción en las celdas seleccionadas solo se almacenarán número enteros, ni textos, ni números decimales, pero para almacenar la edad, todavía no es suficiente.
Para completar la validación, debemos evitar edades negativas y edades imposibles de alcanzar.
Para ello se puede definir el valor mínimo y el máximo que se puede introducir, en este caso elegimos entre 0 y 110 años.
Una vez aplicada la validación, ya no será posible introducir valores incoherentes con un valor de edad.
De esta forma se puede reducir considerablemente los errores tipográficos al introducir datos.
Una de las herramientas que se encuentra entre mis preferidas es Notepad++.
Es un editor de texto similar al Bloc de Notas de Windows, pero mucho más poderoso.
Entre sus características destacar que es software libre y gratuito, además dispone de pestañas, para poder abrir simultáneamente varios ficheros, e incluso tiene diversos temas que permiten seleccionar diferentes colores.
Asimismo permite el resaltado de colores en ficheros de lenguajes de programación.
Si no lo habéis probado, no sé a qué estáis esperando.
Pero hoy os traigo la característica que más uso.
Y es que Notepad++ permite buscar en todos los ficheros de una carpeta.
Incluso es posible buscar en los de las su carpetas.
Para ello iremos a la opción "Buscar..." del menú "edición",seleccionando la pestaña "Buscar en archivos"
Con esta opción, podremos indicar en el cuadro "Carpeta", la ruta en la que comenzar a buscar.
Una vez que pulsamos el botón "Buscar todo" aparece una barra de progreso mostrando la evolución de la búsqueda.
Una vez finalizado el proceso, aparece una ventana en la parte inferior, con la informácion de todas las ocurrencias.
Este listado permite abrir el fichero deseado justo en la línea en la que se encuentra el texto buscado.
Yo lo encuentro tremendamente útil cuando se trata de comprobar ficheros de tipo CSV o similar.
Por ejemplo es útil cuando es preciso encontrar un dato en un grupo de ficheros automatizados, por ejemplo los ficheros de transmisión de envíos a un transportista.
Imagináis que tenéis un sistema que envía un fichero cada hora a la.empresa de transportes, y por alguna razón os dicen que no les habéis enviado la informacion de un envío.
Abrir los ficheros de uno en uno, puede ser una tarea ardua, sin embargo con esta opción, se puede buscar un texto en todos los ficheros a la vez.
Como veis en la siguiente imagen, se muestra la información de cada fichero, y debajo todas las líneas coincidentes con el criterio de búsqueda.
En la animación podéis ver el proceso completo.
Esta aplicación es una de las imprescindibles para todo aquel que desee ahorrar algo de tiempo y ser un poco más productivo.
Usualmente trabajo con tres hojas de cálculo distintas:
- Microsoft Excel
- Libreoffice Calc
- Google Sheets
Esto lo hago porque, aunque Microsoft Excel es la más potente como herramienta de escritorio, las otras dos la complementan con características adicionales.
Por ejemplo, la gran variedad de funciones que incluye Google Sheets.
Como ejemplo os muestro la función GOOGLETRANSLATE.
Esta función permite traducir un texto entre dos idiomas.
También es posible, no indicar el idioma original y Google tratará de identificarlo.
La función es muy sencilla, como primer parámetro de le pasa el texto a traducir, y luego dos parámetroscon el idioma original y el deseado.
Una opción muy interesante en Microsoft Excel es la validación de fechas.
Es muy fácil cometer un error al introducir una fecha y con esta opción se pueden reducir drásticamente esos errores humanos.
La opción se encuentra en Datos, Validación de datos.
Esta opción abre un menú en el que es posible seleccionar en el cuadro desplegable Permitir, la opción fecha.
Entre diversas opciones se puede seleccionar validad entre dos fechas.
Es posible indicar una fecha exacta, o en el caso de que la fecha dependa de la fecha actual, usar la función fecha para definir el día actual y sumar o restar los días que interesen.
En el ejemplo se valida desde =HOY() hasta quince días después =HOY()+15
Si el dato que se introduce en la celda cumple los criterios de validación no sucede nada.
En caso de que el dato introducido no cumpla las restricciones se muestra un mensaje de error.
