Contar elementos separados en una celda de Microsoft Excel

Vamos a implementar un caso en el que usemos el truco de "Contar el número de veces que aparece una letra en una celda de Microsoft Excel".

En este caso vamos a partir de una lista de libros con sus autores.

La columna de autores puede tener uno o más autores, separados por el signo de dividir.

Se nos pide saber cuantos autores tiene un libro.

Con Microsoft Excel no es posible resolver este problema, pero...

El truco es sencillo, si nos damos cuenta de que siempre habrá un autor más que separadores, por lo tanto implementando el ejemplo anterior y sumándole uno, obtendremos el número de autores.

Primero contaremos el número de caracteres de la celda con los autores.

Luego crearemos una versión de la celda con los nombres de autores eliminando los separadores. Para ello usaremos la función sustituir.

Contamos el número de caracteres de la celda sin separadores.

Restamos los tamaños de ambos textos, esto nos dá el número de separadores.

Existe la posibilidad de que no haya ninguno, y el resultado sea cero.

Finalmente al número de separadores le sumamos uno, de forma que este valor representa el número de autores en la celda.

Como se ve es un proceso muy sencillo.

También se puede implementar en una única celda.

Finalmente os muestro en la animación el proceso completo.

Contar el número de veces que aparece una letra en una celda de Microsoft Excel

Microsoft Excel no dispone de una forma nativa de contar el número de apariciones de una letra en una celda.

Sin embargo con un poco de imaginación, y aplicando lógica negativa, se puede llegar al mismo resultado.

Os muestro el procedimiento paso a paso y finalmente en una única función.

En el vídeo podéis ver el proceso completo, y más adelante os lo explico paso a paso.

Comencemos la explicación en este caso vamos a realizar el proceso en cuatro pasos independientes, para que sea más sencillo de entender.

Usaremos como ejemplo un listado de títulos de libros en inglés de los que queremos conocer cuántas letras "a" tiene cada título.

El primer paso es conocer el número de letras que tiene el título para ello usaremos la función largo.

=LARGO(A2)

El segundo paso contiene el truco de este sistema que es eliminar todas las letras que queremos contar.

En este caso usaremos en la función sustituir para sustituir las letras a por nada. En Excel este valor nada se representa por un par de Comillas.

Sustituimos en el texto de la celda A2 las letras a por nada.

=SUSTITUIR(A2;"a";"")

El resultado de este paso es el título en el que le faltan justo las letras que queremos contar.

Hemos aplicado lógica negativa para resolver el problema.

En estos momentos tenemos una versión del título sin las letras que queremos contar.

El tercer paso será conocer cuántas letras tiene esta nueva versión del título.

Para ello volveremos a usar la función largo sobre este nuevo título.

=LARGO(C2)

En estos momentos tenemos dos versiones del título una con todas las letras y otra con todas las letras que no nos interesan.

La respuesta que estamos buscando es la diferencia del número de letras de estos dos textos.

El cuarto y último pasó es pues simplemente restar del largo del primer texto el largo del segundo.

=B2-D2

Cómo resultado obtendremos lo que diferencia los dos textos esto es el número de letras a en el primer texto.

Este truco puede ser aplicable a cualquier letra o carácter.

Finalmente os muestro cómo quedarían estos cuatro pasos unidos en uno único.

=LARGO(A2)-LARGO(SUSTITUIR(A2;"a";""))

Minigráficos en Microsoft Excel (sparklines)

 

Los minigraficos o sparklines son una de las opciones menos usadas de Microsoft Excel.

Quizás por desconocimiento.

Son gráficos que se aplican a los datos de una sola línea.

Y se muestran en una única celda.

Al crear un monográfico, seleccionaremos el rango de datos, usualmente una fila de celdas, y la ubicación del mismo, que normalmente también estará en la misma fila.

Su funcionamiento es muy similar a una función de Excel.

Una vez que tenemos el primero, podemos arrastrarlo como si fuese una función.

Obtendremos un gráfico por fila.

En la animación podéis ver el proceso completo.

Ordenar por color en Microsoft Excel

Habitualmente ordenamos por número o por fecha, incluso por orden alfabético.

Pero también es posible hacerlo por color.

Curiosamente la opción para ordenar por color se encuentra escondida entre las opciones de filtrado.

Partimos de un listado con el fondo de las celdas resaltadas en distintos colores.

Aplicamos el filtro automático.

Y seleccionamos la tercera opción "Ordenar por color".

Seleccionamos uno de los colores.

Dependiendo del color elegido se aplicará un orden distinto, siendo este el primer color de la lista.

Podremos saber que se ha aplicado la ordenación, al comprobar que en la.flecha del cuadro desplegable del filtro se muestra una pequeña flecha ascendiente.

Podéis ver un ejemplo completo en la animación.

Crear gráfico en Microsoft Excel con tecla F11

 

Truco rapidito.

Con F11 creamos un gráfico a partir de los datos seleccionados.

Primero seleccionamos los datos.

Y luego pulsamos F11.

El proceso en la animacion.

Copiar hoja en Excel con CTRL+ arrastrar pestaña

Existen dos formas de copiar una hoja en Microsoft Excel.

La rápida, mediante la tecla CONTROL y arrastrar la pestaña de la.hoja con el ratón.

Ojo, que también vale entre documentos de Excel distintos.

Y la clásica, botón derecho en la pantalla de la hoja, seleccionar "Mover y copiar ..." en el menú contextual. 

Para luego seleccionar en la ventana "Crear una copia"  y seleccionar el nombre de la hoja antes de la que deseamos que aparezca la copia para luego pulsar el botón.

Recordad marcarl el checkbox, porque sino tendréis que repetir el proceso.

Y finalmente obtenemos la copia, antes de la hoja que habíamos seleccionado.

Con este método también es posible seleccionar otro documento de Microsoft Excel como destino mediante el cuadro desplegable "Al libro:"

En la animación podéis ver una comparativa de ambos métodos.

Mapa de calor en Microsoft Excel

Un mapa de calor es una herramienta muy vistosa y que permite detectar anomalías en un conjunto grande de datos de forma muy sencilla. 

En Microsoft Excel es posible crear un mapa de calor usando el formato condicional.

Partiendo de un conjunto de datos como el siguiente que es posible generar lo de forma muy sencilla.

Usualmente se usa el formato condicional para aplicar a una única columna pero en este caso se lo aplicaremos a un rango de forma que los valores a comprobar para aplicar el formato serán todos los del rango seleccionado y no solo los de una única columna.

Para crear el mapa de calor iremos a formato condicional escalas de calor y elegiremos una de las escalas monocolor.

Ya que si elegimos una escala de tipo semáforo no estará claro que significan los valores.

En este caso yo he elegido la escala roja con el valor máximo en el color rojo y el mínimo en el color blanco.

Al aplicarlo se ve fácilmente que no hay ninguna anomalía de datos ya que todos están homogéneamente dispersos.

En este caso modifico manualmente algunas celdas aumentando el valor por encima del máximo para que podáis comprobar cómo se detectaría una anomalía mediante un mapa de calor.

Como veis hay una zona en el centro que resalta por tener unos colores mucho más oscuros. Por alguna razón desconocida esos valores son distintos a los demás. Dependiendo de los datos tendrá un significado. Podría ser el día de más ventas de la semana o del mes.

En la animacion podéis ver el proceso completo.

Recordar el formato condicional se puede aplicar tanto con filas como columnas como a una combinación de ambos como este caso a un rango.