Filtro top 10 en Microsoft Excel

Mucha gente solo usa los filtros de Excel para seleccionar algunos elementos entre una lista.

Otros para un poquito más allá y son capaces de seleccionar los que cumplen un criterio por ejemplo los valores mayores que cero.

Incluso es posible que haya gente que filtro por color.

Una de las opciones de filtrado menos conocida es la denominada los 10 mejores.

Esta opción permite filtrar por defecto los 10 elementos numéricos con mayor valor de una lista, esto es realizar un top 10.

Para ello accederemos a filtros filtros numéricos, "Diez mejores ..."

Los valores por defecto del filtro permiten realizar el top 10 seleccionando los 10 elementos superiores de la lista,  esto es los 10 elementos con el valor numérico más alto.

Una variación que permite es en lugar de seleccionar los 10 elementos seleccionar el 10% de los elementos más altos, esto significa que un listado de 300 elementos seleccionar a los 30 elementos de mayor valor numérico.

Al igual que podemos seleccionar los 10 elementos de mayor valor numérico también podemos seleccionar los 10 elementos inferiores los de menor valor numérico .

En la captura el top de los 10 elementos de mayor valor de una lista de 130 elementos.

Es importante entender que aunque genera un top10 al tratarse de un filtro simplemente filtra los 10 elementos de mayor valor, y por lo tanto los datos mostrados no aparecen ordenados de mayor a menor.

En la siguiente imagen es el top diez por ciento de la misma lista como se ve se ven los mismos elementos y 13 elementos adicionales.

Es la siguiente imagen es el resultado de los 10 elementos inferiores.

Y finalmente el 10% de los elementos de menor valor.

Como veis es una opción que puede ser interesante al tener que obtener una muestra de una lista.

Invertir selección en Explorador Windows

En ocasiones es necesario seleccionar casi todos los archivos de una carpeta.

Como casi siempre es más sencillo seleccionar los pocos que no necesitamos marcar que todos los que necesitamos marcar. Esto es aplicarlo lógica negativa.

En el explorador de Windows existe una opción que nos permite justamente hacer esto seleccionar los elementos que no queremos y con esta opción invertir la selección marcando todos los demás.

 En la animación podéis ver a lo rápido que resulta.

Si deseas hemos seleccionar una gran cantidad de ficheros resultaría tremendamente incómodo además en ocasiones mientras estamos seleccionando marcamos mal la tecla control y dejamos de seleccionarlos con lo cual tenemos que volver a empezar.

En la parte superior derecha del explorador de Windows encontramos el grupo seleccionar y dentro de él varias opciones que nos permiten seleccionar todo no seleccionar nada, y la que hoy nos interesa invertir selección.

Sobre la imagen anterior en la que estaban seleccionadas dos carpetas hemos pulsado la opción invertir selección.

De esta forma quedan marcados el resto de los elementos de la carpeta.

El funcionamiento de las otras dos opciones es evidente. Pulsamos seleccionar todo se seleccionan todos los elementos de la carpeta.

Curiosamente pasará lo mismo si pulsamos invertir selección sin haber realizado una selección previa.

Y finalmente la última opción que nos queda es no seleccionar nada pulsando la opción del mismo nombre.

Dependiendo de la configuración de Windows es posible que tengamos configurado el sistema operativo para que abra los elementos con un solo click en ese caso esta opción puede ser muy interesante para evitar que se nos abran elementos al ir a eliminar la selección.

Contar elementos separados en una celda de Microsoft Excel

Vamos a implementar un caso en el que usemos el truco de "Contar el número de veces que aparece una letra en una celda de Microsoft Excel".

En este caso vamos a partir de una lista de libros con sus autores.

La columna de autores puede tener uno o más autores, separados por el signo de dividir.

Se nos pide saber cuantos autores tiene un libro.

Con Microsoft Excel no es posible resolver este problema, pero...

El truco es sencillo, si nos damos cuenta de que siempre habrá un autor más que separadores, por lo tanto implementando el ejemplo anterior y sumándole uno, obtendremos el número de autores.

Primero contaremos el número de caracteres de la celda con los autores.

Luego crearemos una versión de la celda con los nombres de autores eliminando los separadores. Para ello usaremos la función sustituir.

Contamos el número de caracteres de la celda sin separadores.

Restamos los tamaños de ambos textos, esto nos dá el número de separadores.

Existe la posibilidad de que no haya ninguno, y el resultado sea cero.

Finalmente al número de separadores le sumamos uno, de forma que este valor representa el número de autores en la celda.

Como se ve es un proceso muy sencillo.

También se puede implementar en una única celda.

Finalmente os muestro en la animación el proceso completo.

Contar el número de veces que aparece una letra en una celda de Microsoft Excel

Microsoft Excel no dispone de una forma nativa de contar el número de apariciones de una letra en una celda.

Sin embargo con un poco de imaginación, y aplicando lógica negativa, se puede llegar al mismo resultado.

Os muestro el procedimiento paso a paso y finalmente en una única función.

En el vídeo podéis ver el proceso completo, y más adelante os lo explico paso a paso.

Comencemos la explicación en este caso vamos a realizar el proceso en cuatro pasos independientes, para que sea más sencillo de entender.

Usaremos como ejemplo un listado de títulos de libros en inglés de los que queremos conocer cuántas letras "a" tiene cada título.

El primer paso es conocer el número de letras que tiene el título para ello usaremos la función largo.

=LARGO(A2)

El segundo paso contiene el truco de este sistema que es eliminar todas las letras que queremos contar.

En este caso usaremos en la función sustituir para sustituir las letras a por nada. En Excel este valor nada se representa por un par de Comillas.

Sustituimos en el texto de la celda A2 las letras a por nada.

=SUSTITUIR(A2;"a";"")

El resultado de este paso es el título en el que le faltan justo las letras que queremos contar.

Hemos aplicado lógica negativa para resolver el problema.

En estos momentos tenemos una versión del título sin las letras que queremos contar.

El tercer paso será conocer cuántas letras tiene esta nueva versión del título.

Para ello volveremos a usar la función largo sobre este nuevo título.

=LARGO(C2)

En estos momentos tenemos dos versiones del título una con todas las letras y otra con todas las letras que no nos interesan.

La respuesta que estamos buscando es la diferencia del número de letras de estos dos textos.

El cuarto y último pasó es pues simplemente restar del largo del primer texto el largo del segundo.

=B2-D2

Cómo resultado obtendremos lo que diferencia los dos textos esto es el número de letras a en el primer texto.

Este truco puede ser aplicable a cualquier letra o carácter.

Finalmente os muestro cómo quedarían estos cuatro pasos unidos en uno único.

=LARGO(A2)-LARGO(SUSTITUIR(A2;"a";""))

Minigráficos en Microsoft Excel (sparklines)

 

Los minigraficos o sparklines son una de las opciones menos usadas de Microsoft Excel.

Quizás por desconocimiento.

Son gráficos que se aplican a los datos de una sola línea.

Y se muestran en una única celda.

Al crear un monográfico, seleccionaremos el rango de datos, usualmente una fila de celdas, y la ubicación del mismo, que normalmente también estará en la misma fila.

Su funcionamiento es muy similar a una función de Excel.

Una vez que tenemos el primero, podemos arrastrarlo como si fuese una función.

Obtendremos un gráfico por fila.

En la animación podéis ver el proceso completo.

Ordenar por color en Microsoft Excel

Habitualmente ordenamos por número o por fecha, incluso por orden alfabético.

Pero también es posible hacerlo por color.

Curiosamente la opción para ordenar por color se encuentra escondida entre las opciones de filtrado.

Partimos de un listado con el fondo de las celdas resaltadas en distintos colores.

Aplicamos el filtro automático.

Y seleccionamos la tercera opción "Ordenar por color".

Seleccionamos uno de los colores.

Dependiendo del color elegido se aplicará un orden distinto, siendo este el primer color de la lista.

Podremos saber que se ha aplicado la ordenación, al comprobar que en la.flecha del cuadro desplegable del filtro se muestra una pequeña flecha ascendiente.

Podéis ver un ejemplo completo en la animación.

Crear gráfico en Microsoft Excel con tecla F11

 

Truco rapidito.

Con F11 creamos un gráfico a partir de los datos seleccionados.

Primero seleccionamos los datos.

Y luego pulsamos F11.

El proceso en la animacion.