Modificar formato de una línea de tiempo modificando el tema de Microsoft Excel

Existen tres formas de modificar los formatos de un slicer o línea una línea de tiempo en Microsoft Excel.

Hoy veremos la primera de ellas.

En este caso veremos cómo modificando el tema aplicado al libro de Windows se modifican tanto el formato de la tabla dinámica como el de los propios slicers o segmentadores.

Os dejo un vídeo con el ejemplo completo, más abajo lo explico paso a paso.

Una vez que tenemos una tabla dinámica si pinchamos dentro de ella nos aparecen las pestañas analizar y diseño.

Es de la pestaña analizar podremos estar ser montadores escalas de tiempo.

Este ejemplo lo haremos como una escala de tiempo.

Nos pedirá que seleccionemos de entre todos los campos que tengan que ver con fechas y horas el que nos interesa.

Y nos mostrara nuestra escala de tiempo en un formato de colores, similar al de la tabla dinámica.

Para cambiar los colores simultáneamente de la tabla dinámica y de todos los fermentadores podemos recurrir a cambiar el tema de Microsoft Excel.

Simplemente seleccionando un tema se aplicarán una combinación de colores preestablecida a todos los elementos de la hoja 

De esta forma seleccionando el tema espiral vemos que la tabla dinámica se colocan de color verde mientras que la escala de tiempo de color naranja.

Aunque la mayoría de los temas harán que tanto la tabla dinámica como los alimentadores tenían el mismo color hay otros que mostrarán colores distintos.

Este método nos permitirá de una forma rápida por ejemplo volver a asignar un color común a todos los controles de la hoja de cálculo, o seleccionar un tema que resulte coherente en toda la hoja en lugar de tener un color distinto en cada segmentador.

Aplicar slicer a varias tablas dinámicas en Microsoft Excel

En este ejemplo voy a mostrar cómo aplicar una línea de tiempo (timeline) a dos tablas dinámicas de Microsoft Excel simultáneamente.

Este método también es aplicable a las segmetaciones, al fin y al cabo la línea de tiempo no es más que un tipo especial de segmentación.

Para insertar línea de tiempo lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una tabla dinámica.

A continuación pulsamos en insertar escala de tiempo.

Se nos muestran todos los campos que tienen relación con las fechas y horas de la tabla dinámica para que seleccionamos cuales se va a aplicar en la línea de tiempo.

En nuestro caso solo hay un campo pero podría haber más, marcamos el que deseamos y pulsamos el botón aceptar.

Automáticamente aparece la escala de tiempo.

Solo tenemos que pulsar en ella para filtrar los datos de la tabla.

Para permitir que está escala de tiempo filtro los datos de más de una tabla lo que tenemos que hacer es vincularla a todas las tablas dinámicas a las que queremos que afecte.

Para ello pulsaremos con el botón derecho encima de la línea de tiempo y seleccionamos la opción conexiones de informe.

Se muestra una ventana en la que aparecen todas las tablas dinámicas de la hoja pudiendo seleccionar las que queramos que estén vinculadas a este control.

En el ejemplo solo tenemos dos tablas dinámicas por lo tanto marcamos vas a tabla dinámica para comprobar que se aplican los filtros correctamente.

Una vez marcadas las dos tablas dinámicas, pulsamos el botón aceptar.

Como veis en las imágenes de a continuación dependiendo del mes que seleccionemos cambian los datos de las dos tablas dinámicas.

Pulsando julio se muestran los datos que veis a continuación.

Pulsando septiembre los de la imagen que veis a continuación

Está técnica es muy utilizada en la creación de cuadros de control, en los que tendremos ciertos segmentadores que afectarán a todos los controles simultáneamente.

Top N en tabla dinámica en Microsoft Excel.

En ocasiones en una tabla dinámica de se muestran muchos datos.

Existe una forma de mostrar sólo unos pocos.

Se trata del filtro top N.

En castellano ese filtro se denomina Diez mejores.

Aunque la cantidad de elementos es configurable.

Una vez creada la tabla dinámica, podremos pulsar en el icono del filtro que muestra el encabezado.

Seleccionamos "Filtros de valor" y dentro de esta opción "Diez mejores ..."

En la ventana que se despliega elegimos el número de elementos a mostrar.

Pudiendo cambiarlo del valor 10 que trae por defecto, al que deseemos.

En el ejemplo uso el valor 5.

De esta forma conseguimos que sólo se muestren ese número de datos.

Esta configuración es muy cómoda en la creación de cuadros de mando, en los que el espacio disponible es limitado.

También nos permite colocar una tabla dinámica encima de otra, sin miedo a que se solapen.

Eliminar entradas de nube de palabras en Power BI

La nube de palabras o Word Cloud, es un objeto visual muy interesante, pero en su configuración por defecto no ofrece el resultado esperado.

Esto se debe a que en la mayoría de los escritos el cualquier idioma, la mayoría de las palabras usadas son conectores que no aportan significado.

Por ejemplo, artículos, pronombres, preposiciones, etc.

Nuestra nube de palabras será mucho más interesante si este tipo de palabras no se tuviesen en cuenta.

Evidentemente una opción sería eliminarlas del archivo original, pero esto puede resultar un tanto complejo, sobre todo en ficheros de gran tamaño.

El objeto Word Cloud, incluye un campo denominado excluye, que nos permite indicar un listado de palabras a ignorar.

En este caso usaremos como fuente de las palabras a eliminar, un simple fichero txt en el que indicaremos una palabra por línea.

Guardamos el fichero en la misma carpeta que el fichero original de power BI.

Te importamos los datos del fichero txt.

De esta forma podremos modificar el fichero txt actualizándolo en power bi hay para tener nuevas palabras a ignorar.

Ahora veremos en el panel campos que existen dos orígenes de datos cada uno de ellos con un único campo.

En el caso de los ejemplos ambos campos han sido denominados con el mismo nombre.

No es necesario que el origen de las palabras a mostrar en el control de la nube de palabras tengo una única columna.

Por eso es necesario vincular el campo que contiene las palabras eliminar, con el campo que contiene las palabras a mostrar en la nube de palabras.

Para ello procederemos a la ventana relaciones.

Y arrastraremos el campo en el que se indiquen las palabras que queremos ir norar encima del campo en el que se encuentra en las palabras que queremos mostrar en la nube de palabras.

Una vez hecho esto se creará automáticamente una relación uno a varios.

Es importante resaltar que el estado de palabras es que ahora no puede contener duplicados, ya que será la parte 1 de esta relación.

Ahora solo queda indicar en el objeto visual en categoría de valores el campo en el que se encuentran las palabras a mostrar y en excluye el campo en el que se encuentra el listado de palabras a ignorar.

Ahora podremos comprobar que nuestra nube de palabras ya no aparecen las que hemos indicado en el listado.

Si quisiéramos eliminar alguna más lo único que tendríamos que hacer sería editar el fichero de texto incluir una línea adicional con cada palabra que quisiéramos eliminar.

Posteriormente solo tendríamos que actualizar el campo en el que se encuentran esos datos.

Cómo podéis ver en este extracto del Quijote la palabra más repetida en este momento es de, mientras que entre las palabras largas la más repetida es Quijote.

Para obtener el resultado deseado de premios ir añadiendo todos los monosílabos que encontremos y palabras de pequeño tamaño para dejar solo las que nos interesan.

Nube de palabras en Power BI (Word Cloud)

Una visualización muy interesante en Power BI es la nube de palabras o Word Cloud.

Nos va a permitir analizar un listado de palabras generando una nube en la que cada palabra se mostrará del tamaño proporcional al número de apariciones.

En este ejemplo hemos partido de un fichero de texto con listado de palabras correspondiente a un extracto de un famoso  libro que quizás reconozcáis.

Se ha guardado el formato txt, y e ha importado a Power BI.

En Power BI, se ha instalado el objeto visual "Word Cloud"

Y se ha creado un informe con la nube de palabras (Word Cloud)

Los datos importados, forman una tabla con una palabra por cada registro / fila.

Una vez importados se muestran reordenados.

Y en el panel campos se puede ver un único campo "Column1"

Este campo lo arrastraremos al campo categoría del objeto visual y también al campo valores.

En el campo valores, indicaremos que deseamos el recuento, para que nos muestre el número de veces que se repite la palabra.

Esto genera la consabida nube de palabras, en la que si paramos el ratón encima de una palabra se nos mostrará el número de repeticiones de la misma.

Es un control que nos puede permitir realizar análisis muy visuales y muy interesantes.

Imaginaos hacer una nube de palabras de los términos buscados en vuestra tienda online, por ejemplo.

Eso os permitiría conocer cuales son los términos más buscados de forma muy visual.

Gráficos Sunburst en Power BI

Una alternativa al gráfico de tipo anillo en power b es el uso de los gráficos tipo sunburst.

Este tipo de gráfico no es de los predeterminados de power bi hay por lo tanto es necesario importarlo.

Para ello pulsaremos en el botón "Obtener más objetos visuales"

Con esta opción podemos importar un objeto visual desde un fichero u obtenerlo desde la tienda de aplicaciones.

En este caso usaremos la tienda de aplicaciones.

Este objeto visual es gratuito por lo tanto solo tendremos que pulsar en el botón "Agregar"

Los objetos importados aparecen en la parte inferior del panel de visualizaciones.

Seleccionamos unburst y como es habitual se nos muestra un borrador del gráfico en gris sin datos.

Para este tipo de gráficos no nos sirve la organización de los datos que teníamos para el gráfico de anillos en Microsoft Excel.

En este caso vamos a crear una tabla con 3 columnas y los datos identificados de otra manera. La primera columna serán los estudios la segunda el sexo y la tercera el número de alumnos.

Una vez importados los datos a power BI, podremos verlos en el panel de campos.

Para cada anillo concéntrico deberemos seleccionar un campo y añadirlo a grupos.

Los datos a mostrar se introducen en el campo valores.

El aspecto final del gráfico es que se muestra a continuación.

Debemos entender que power bi ai Microsoft Excel tienen enfoques distintos a los gráficos.

En Microsoft Excel los gráficos son más estáticos mientras que en power BI permiten interactuar con ellos.

Por ejemplo si pinchamos en grado se nos mostrara el porcentaje de todos los alumnos de grado con respecto al total.

Mientras que sí dentro de grado pinchamos a mujeres se nos mostrara el porcentaje de las mujeres que usan un grado con respecto al total.

Es importante tener en cuenta que para poder descargarse e importar estos gráficos es necesario tener una cuenta de power BI.

Este ejemplo se ha realizado con una cuenta gratuita de Power BI.