Tabla dinámica compatible entre Microsoft Excel y Libreoffice Calc

En el post anterior vimos que los fermentadores y las escalas de tiempo no son compatibles con LibreOffice Calc.

Hoy veremos cómo solucionar este inconveniente.

Debemos entender que los comentadores y las escalas de tiempo no son más que otra forma de representar a filtros ya sea de campos normales o de campos de tipo fecha.

Si solamente usamos los comentadores veremos que al abrir nuestra hoja de cálculo con LibreOffice Calc tanto los aumentadores como las caras de tiempo estarán deshabilitadas.

Esto es debido a que no hemos usado filtros simplemente hemos indicado los campos que queremos filtrar en los segmentadores.

La solución pasa por duplicar los datos que tenemos en los segmentadores en filtros tradicionales.

De esta forma en Microsoft Excel podremos decidir si usamos el filtro del adicional o el segmentador.

Y el LibreOffice Calc podremos recurrir a los filtros.

Los cuales seguirán siendo plenamente operativos.

Como puedes ver en la imagen los filtros siguen pudiendo usarse mientras que los segunda dores se muestran desactivados.

Nunca está de más pensar en que otros usuarios pueden no tener el mismo entorno de trabajo que el nuestro.

Slicers y escalas de tiempo en Libreoffice Calc

Una vez vistos los slicers y escalas de tiempo en Microsoft Excel, estaría bien preguntarse si es un alimento compatible con otras hojas de cálculo.

Para comprobarlo creamos una hoja de cálculo con una tabla dinámica un slicer y un timeline en Microsoft Excel.

Y luego lo guardamos en formato xlsx.

Posteriormente lo abrimos con LibreOffice Calc.

LLamentablemente aunque las tablas dinámicas son compatibles entre Microsoft Excel y LibreOffice Calc no sucede lo mismo con los alimentadores y escalas de tiempo.

En su lugar se nos mostrara un recuadro con un mensaje indicando que no son compatibles.

Si bien los contadores y las escalas de tiempo no son compatibles sí que lo son las tablas dinámicas.

Pudiendo crear las desde cero en LibreOffice Calc hombre ficar las ya creadas en Microsoft Excel.

Aunque los alimentadores son una gran herramienta en ocasiones es importante pensar quién va usar nuestra herramienta y en qué aplicación se va a abrir la hoja de cálculo.

Formato personalizado slicer

Ya que hablamos de segmentadores, también llamados slicers en Microsoft Excel, vamos a mostrar cómo personalizar su aspecto visual.

En la pestaña Opciones que aparece al seleccionar un segmentador o escala de tiempo, dentro del grupo Estilos, en la parte inferior se encuentra la opción "Nuevo estilo de escala de tiempo".

Al pulsar esta opción se muestra una ventana en la que es posible selecci6 diversas partes del segmentador.

Por ejemplo, en el caso de la escala de tiempo del ejemplo, podemos seleccionar el encabezado, el bloque de tiempo seleccionado o el nivel de tiempo.

Al pulsar en aceptar, se muestra una segunda ventana en la que es posible configurar el formato de cada elemento, modificando tipos de letra, tamaños, colores, etc.

Incluso los colores de relleno.

 En el ejemplo solo hemos.modificadonel color de relleno del "Escala de tiempo completo"

Podemos asimismo asignar un nombre a este nuevo estilo.

El nuevo estilo se mostrará en el grupo Estilos de la pestaña Opciones.

Para aplicarlo a otros segmentadores solo será preciso primero seleccionar el segmentador o la escala de tiempo y luego seleccionar el estilo creado desde la cinta de opciones.

Este es el resultado de la modificación del ejemplo.

Modificar formato de línea de tiempo independientemente del tema aplicado a la tabla dinámica.

Si bien se puede cambiar el formato de un segmentador o una línea de tiempo en Microsoft Excel, modificando el tema de aplicado, esto provoca el cambio de todos los componentes de la hoja.

En este caso nos interesa aplicar un formato distinto e independente del resto de los formatos de la página a un segmentador (slicer) o una escala de tiempo (timeline).

El proceso que veremos es muy similar al anterior, pero en este caso afectará únicamente al control seleccionado.

En el vídeo de Youtube podéis ver el proceso completo.

Más abajo el paso a paso.

Una vez creada la tabla dinámica y añadido el segmentador o la escala de tiempo, se tiene acceso a una pestaña adicional en la cinta de opciones.

El ejemplo lo mostraré con una escala de tiempo.

Al seleccionar la escala de tiempo, se activa la pestaña propiedades.

Dentro de esta, en el grupo, "Estilos de escala de tiempo" podremos seleccionar distintos estilos que sólo afectarán a la escala de tiempo.

Estos estilos afectan principalmente a los colores mostrados.

Existen dos gamas de estilos, la versión de colores claros y la de colores oscuros.

En el caso del ejemplo he seleccionado la.gama de colores anaranjados claros.

Este es el aspecto final.

Cómo se aprecia, la modificación solo afecta a la escala de tiempo mientras que la tabla dinámica mantiene sus colores originales.

De esta forma podremos aplicar colores distintos a cada segmentador.

Modificar formato de una línea de tiempo modificando el tema de Microsoft Excel

Existen tres formas de modificar los formatos de un slicer o línea una línea de tiempo en Microsoft Excel.

Hoy veremos la primera de ellas.

En este caso veremos cómo modificando el tema aplicado al libro de Windows se modifican tanto el formato de la tabla dinámica como el de los propios slicers o segmentadores.

Os dejo un vídeo con el ejemplo completo, más abajo lo explico paso a paso.

Una vez que tenemos una tabla dinámica si pinchamos dentro de ella nos aparecen las pestañas analizar y diseño.

Es de la pestaña analizar podremos estar ser montadores escalas de tiempo.

Este ejemplo lo haremos como una escala de tiempo.

Nos pedirá que seleccionemos de entre todos los campos que tengan que ver con fechas y horas el que nos interesa.

Y nos mostrara nuestra escala de tiempo en un formato de colores, similar al de la tabla dinámica.

Para cambiar los colores simultáneamente de la tabla dinámica y de todos los fermentadores podemos recurrir a cambiar el tema de Microsoft Excel.

Simplemente seleccionando un tema se aplicarán una combinación de colores preestablecida a todos los elementos de la hoja 

De esta forma seleccionando el tema espiral vemos que la tabla dinámica se colocan de color verde mientras que la escala de tiempo de color naranja.

Aunque la mayoría de los temas harán que tanto la tabla dinámica como los alimentadores tenían el mismo color hay otros que mostrarán colores distintos.

Este método nos permitirá de una forma rápida por ejemplo volver a asignar un color común a todos los controles de la hoja de cálculo, o seleccionar un tema que resulte coherente en toda la hoja en lugar de tener un color distinto en cada segmentador.

Aplicar slicer a varias tablas dinámicas en Microsoft Excel

En este ejemplo voy a mostrar cómo aplicar una línea de tiempo (timeline) a dos tablas dinámicas de Microsoft Excel simultáneamente.

Este método también es aplicable a las segmetaciones, al fin y al cabo la línea de tiempo no es más que un tipo especial de segmentación.

Para insertar línea de tiempo lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una tabla dinámica.

A continuación pulsamos en insertar escala de tiempo.

Se nos muestran todos los campos que tienen relación con las fechas y horas de la tabla dinámica para que seleccionamos cuales se va a aplicar en la línea de tiempo.

En nuestro caso solo hay un campo pero podría haber más, marcamos el que deseamos y pulsamos el botón aceptar.

Automáticamente aparece la escala de tiempo.

Solo tenemos que pulsar en ella para filtrar los datos de la tabla.

Para permitir que está escala de tiempo filtro los datos de más de una tabla lo que tenemos que hacer es vincularla a todas las tablas dinámicas a las que queremos que afecte.

Para ello pulsaremos con el botón derecho encima de la línea de tiempo y seleccionamos la opción conexiones de informe.

Se muestra una ventana en la que aparecen todas las tablas dinámicas de la hoja pudiendo seleccionar las que queramos que estén vinculadas a este control.

En el ejemplo solo tenemos dos tablas dinámicas por lo tanto marcamos vas a tabla dinámica para comprobar que se aplican los filtros correctamente.

Una vez marcadas las dos tablas dinámicas, pulsamos el botón aceptar.

Como veis en las imágenes de a continuación dependiendo del mes que seleccionemos cambian los datos de las dos tablas dinámicas.

Pulsando julio se muestran los datos que veis a continuación.

Pulsando septiembre los de la imagen que veis a continuación

Está técnica es muy utilizada en la creación de cuadros de control, en los que tendremos ciertos segmentadores que afectarán a todos los controles simultáneamente.

Top N en tabla dinámica en Microsoft Excel.

En ocasiones en una tabla dinámica de se muestran muchos datos.

Existe una forma de mostrar sólo unos pocos.

Se trata del filtro top N.

En castellano ese filtro se denomina Diez mejores.

Aunque la cantidad de elementos es configurable.

Una vez creada la tabla dinámica, podremos pulsar en el icono del filtro que muestra el encabezado.

Seleccionamos "Filtros de valor" y dentro de esta opción "Diez mejores ..."

En la ventana que se despliega elegimos el número de elementos a mostrar.

Pudiendo cambiarlo del valor 10 que trae por defecto, al que deseemos.

En el ejemplo uso el valor 5.

De esta forma conseguimos que sólo se muestren ese número de datos.

Esta configuración es muy cómoda en la creación de cuadros de mando, en los que el espacio disponible es limitado.

También nos permite colocar una tabla dinámica encima de otra, sin miedo a que se solapen.