Convertir texto a número arrastrando y seleccionando convertir

 Si tenemos un listado de números que Excel ha tratado como textos (aparece un pequeño triángulo verde en la esquina de la celda) se pueden transformar en números de diversas formas.

Si la cantidad de celdas no es muy grande lo más rápido es seleccionarlas. Al hacer esto aparecerá un icono de error en pantalla, que si pulsamos despliega un menú en el que podremos seleccionar "Convertir en número".

Como se ve en la animación, al principio en la barra de estado solo se muestra la información de recuento, eso es porque no se detecta ningún número. Tras pulsar el menú "convertir en número" se activan las opciones que tienen que ver con los datos numéricos como Promedio y Suma.

NOTA:

Este método no es cómodo para grandes cantidades de celdas, porque se vuelve lento y es fácil realizar mal la selección o que no se muestre el icono de error.

Diferenciar números de alfanuméricos

Una forma sencilla de detectar si en una columna solo existen datos numéricos, o también se incluyen datos alfanuméricos, es recurrir a comprobar si los datos de la barra de estado, Recuento y Recuento numérico, ofrecen el mismo valor.

Si ambos datos son iguales, entonces todos los dato son numéricos, en caso contrario alguna celda incluye un texto o un error.

La opción "Recuento numérico" no aparece por defecto, para mostrarla se seguirán los pasos indicados en la entrada "Contar números desde la barra de estado"

Contar números desde la barra de estado

La forma más sencilla de contar los números en una selección de celdas de Microsoft Excel es activando en la barra de estado la opción "Recuento numérico".

Pulsando con el botón derecho en la barra de estado se accede al menú en el que se pueden seleccionar distintos cálculos a mostrar para las celdas seleccionadas.

Estos cálculos por defecto son Promedio, Recuento y Suma.

Recuento indica el número de celda no vacías entre las seleccionadas

Mientras que Recuento numérico indica las celdas con datos numéricos.

En la imagen vemos la diferencia:

Nombrar Celdas

 En Microsoft Excel es posible dar nombre a una celda.

Ciertos autores indican que es mucho más sencillo localizar de esta forma las celdas.

El proceso es seleccionar la celda y pulsando en el desplegable en el que se indica el nombre de la celda actual escribir un nombre de celda. 

Deberemos usar nombres de celda descriptivos, ya que de no ser así, será más fácil localizar las celdas por su referencia original.

A partir de ese momento la celda puede ser referida por su nombre o por la referencia.

NOTA:

Aunque su uso en una fórmula no represente una gran ventaja, si que es muy cómodo de usar en scripts VBA, ya que estos no se dan cuenta del cambio de ubicación de una celda si se inserta, por ejemplo una columna.

Si en el caso del ejemplo tuviésemos un código que accediese a la celda B2 y a posteriori insertásemos una columna entra A y B, pasando esta celda a llamarse C2, el código VBA accedería a la nueva celda B2. Sin embargo si se hiciese referencia por el nombre "valorIva" el código seguiría funcionando correctamente, ya que este seguirá haciendo referencia a la misma celda.

Buscarv en un listado ordenado

Teniendo en cuenta que el último parámetro de la función Buscarv de Microsoft Excel es ORDENADO, os mostraré un ejemplo de su funcionamiento.

Se debe entender este último parámetro como una búsqueda por similitud numérica y no simplemente que implique una lista ordenada.

La búsqueda finalizará cuando se encuentre el primer valor mayor que el buscado, y se devolverá el anterior.

En este ejemplo se busca un empleado que cobre 1250 €, ese dato no existe en la tabla original, por lo tanto devuelve el dato inferior al buscado, en este caso Ramón.

Buscarv devolviendo datos de la segunda columna.

Quizás la fórmula más usada en Microsoft Excel sea Buscarv.

Os muestro la implementación más sencilla posible para entender su funcionamiento.

En este caso se busca un único valor "Ramón" y se devuelve el dato que se encuentra directamente a su derecha, su sueldo.

Como se puede ver por las celdas resaltadas en colores, el primer parámetro indica el valor a buscar, el cual dependiendo del último parámetro, tiene que estar en el listado o no.

En la implementación más sencilla, entenderemos que el dato buscado SI está en la lista, lo que se corresponde con indicar FALSO en el último parámetro [ORDENADO].

El segundo parámetro indica una selección de celdas que incluye tanto el dato a localizar como el dato a mostrar, los cuales no tienen porque ser consecutivos.

Es en el tercer parámetro donde le indicaremos en que número de columna de la selección indicada se encuentra el resultado. 

NOTA:

El último parámetro no es obligatorio, siendo su valor por defecto VERDADERO. Si no se modifica este valor, Microsoft Excel entenderá que deseamos encontrar un valor aproximado, produciendo resultados que pueden ser inesperados.

Formato porcentaje

Un error típico en las hojas de cálculo es no comprender cómo se tratan los valores en porcentaje.

Para una hoja de cálculo como Microsoft Excel el valor mostrado en porcentaje es un decimal.

En realidad no usa el tanto por ciento, sino si equivalente decimal.

Esto quiere decir que un valor representado como 25%, realmente lo trata como el valor 0,25.

Importante tenerlo en cuenta tanto al ingresar datos, como al realizar operaciones con el procentaje.