Ocultar totalmente la cinta de opciones en Microsoft Excel

Hace unos días explicaba como minimizar la cinta de opciones haciendo doble click en la etiqueta de la pestaña de la "Cinta de Opciones".

Hoy veremos un método que permite aprovechar todavía más el espacio de pantalla.

Para ello veremos que en la parte superior derecha de la ventana de Microsoft Excel, al lado del botón de minimizar la pantalla existe un botón que suele pasar desapercibido.

Este botón permite Ocultar automáticamente la cinta de opciones.

El botón da acceso a las Opciones de presentación de la cinta de  opciones, y es una opción propia de Microsoft Office, que no se encuentra generalmente en otros programas.

Se muestran tres opciones.

La primera nos permite ocultar totalmente la Cinta de Opciones.

Esta opción es la que más aprovecha la pantalla.

Al minimizar la cinta aparece un nuevo icono con tres puntos.

Mediante este icono se puede desplegar nuevamente la cinta de opciones.

El otro icono permite acceder a las tres opciones que comentamos antes.

La segunda nos muestra las pestañas de la cinta de opciones.

La tercera opción muestra la cinta de opciones completamente.

De esta forma se recupera la forma estándar de ver la Cinta de Opciones.

Con la primera opción podemos aprovechar mucho más la pantalla de un portátil, pero a cambio el proceso de mostrarla es algo más incómodo.

Panel de tareas Recuperación de documentos en Microsoft Excel

Una de las opciones más interesantes de Microsoft Excel, es la posibilidad de recuperar ficheros tras un cierre no deseado.

En el caso de que se nos cierre el programa o incluso se apague el ordenador de forma repentina, al volver a abrir Microsoft Excel, se nos mostrará el panel de tareas de Recuperación de documentos.

Este panel se abre a la izquierda de la pantalla, y muestra los documentos que estaban abiertos en el momento del cierre.

Se muestra además una ventana que nos pregunta si deseo a abrirlos más tarde o eliminarlos.

Seleccionando la primera opción se cierra la ventana, pero se mantienen los documentos en el panel. Podremos recuperarlos más tarde.

Sin embargo si seleccionamos la segunda opción se cierra el panel eliminando los documentos recuperados.

Para recuperar un documento podremos seleccionarlo en el panel e indicar que deseamos recuperarlo.

También podremos eliminarlo.

Es interesante darse cuenta de que la pregunta de la ventana emergente es común para todos los documentos, por lo que si deseamos recuperar únicamente uno de los documentos, deberemos recuperarlos todos, para luego eliminar los que no deseemos.

Mas allá del infinito en Microsoft Excel, el número 1111111111111120

Ayer os comentaba que en Microsoft Excel existe un número que se corresponde con un valor que tiene un comportamiento similar al del valor infinito.

Este valor era el número 1111111111111110.

Al sumarle uno a este valor el resultado parecía ser el mismo valor.

Os había comentado adrede que su comportamiento era como el del infinito, haciendo pensar que este efecto se repetía de forma indefinida.

En realidad el problema es más complejo, ya que en lugar de calcular mal, lo que hace es mostrar un valor con menos precisión de la que se usa en el cálculo, esto lo que provoca es que a pesar de que internamente el cálculo se realiza correctamente, el valor mostrado no se corresponde con el resultado obtenido.

Si aumentamos el listado, llega un momento en el que el valor se incrementa a 1111111111111120, sin embargo lo hace sin pasar por las unidades, saltando las decenas, pero sin mostrar las unidades.

Si continuamos durante diez filas, se llega a la siguiente decena 1111111111111130.

Esto demuestra que a pesar de no mostrar las unidades si se tienen en cuenta en los cálculos.

Sin embargo es importante conocer esa forma de comportamiento, aunque la posibilidad de que nos afecte es remota.

El infinito en un Microsoft Excel

En la escuela me enseñaron que todo número entero al sumarle uno da el siguiente número entero.

Esto era así hasta que, apareció el infinito.

Un valor al que aunque le sumasemos otro número seguía dando lo mismo.

Pues en Microsoft Excel, este número se comporta de forma parecida.

En el ejemplo, sumo al valor de la columna A una unidad.

Y el resultado lo copió a la siguiente fila en la columna A.

Esto lo hago, para volver a sumarle uno en la siguiente fila.

Aquí podéis ver cómo dependen unas celdas de otras.

El resultado, como podéis comprobar por vosotros mismos, es el mismo valor que el original.

Por lo tanto, acabamos de hallar un valor que para Excel representa el infinito.

O quizás no.

En realidad es un efecto producido por la pérdida de precisión a la hora de hacer el cálculo.

Anclar archivos recientes en la vista Backstage de Microsoft Excel

En la hoja se cálculo Microsoft Excel, los archivos recientes se encuentran en la denominada vista Backstage.

Se puede acceder a esta a través del menú Archivo.

En el.video muestro el proceso completo.

Primero accedemos al menú fichero.

Así accedemos a la vista Backstage.

Aquí se muestran los archivos recientes.

Si nos paramos encima del nombre del fichero, a la derecha del nombre de los ficheros, aparece una chincheta que permite anclar el fichero para que no desaparezca con el tiempo.

Si cerramos el programa, al volver a abrirlo el fichero anclado se mantendrá en el mismo lugar.

También se puede desanclar siguiendo el mismo procedimiento.

Es una herramienta muy cómoda.

Parar proceso de reemplazo en Microsoft Excel mediante la tecla Escape

Es interesante saber que ciertos procesos muy largos se pueden parar en Microsoft Excel.

Tanto la sección de una macro como por ejemplo el reemplazo o la búsqueda de datos en Microsoft Excel se pueden pausar.

En el caso de las búsquedas y reemplazos se puede hacer usando a tecla Escape.

Para demostrarlo vamos a intentar eliminar el símbolo más de la fórmula que creamos ayer.

 

La idea es conseguir una fórmula equivalente pero ahorrándonos un carácter, con lo que conseguiremos reducir un poquito el peso del fichero.

 

Seleccionamos la columna y elegimos la opción reemplazar, para sustituir los carácteres igual más por el igual.

Podéis ver el peso el proceso completo en el vídeo viendo que en un momento dado se pulsa la tecla Escape y en la sustitución para dejando seleccionada la siguiente celda en la que se iba a alcutar la sustitución.

Podemos ver en el ejemplo que se ha parado en la fila 6900.

Si rezamos doble clic en la celda veremos que en la celda C6900 no se ha realizado la sustitución.

Mientras que en la celda anterior sí que se ha realizado la sustitución.

Esta opción, un tanto desconocida, es muy útil en aquellos casos en los que en lugar de haber seleccionado un rango en el que realizar la sustitución, hemos dado a realizar la sustitución directamente o la búsqueda en toda la hoja de cálculo por no haber seleccionado un rango.

En lugar de esperar a que acabe el proceso en toda la hoja podemos pararlo cuando deseemos.

Ahorrando pulsaciones de teclas al crear fórmulas en Microsoft Excel, El pero (tercera parte)

Es cierto que comenzando una fórmula ben la hoja de cálculo Microsoft Excel con el símbolo más ahorramos una pulsación, y además nos permite escribir una fórmula con una sola mano sin tener que soltar la mano del ratón.

Todo ventajas, ¿o no?.

¡Pues no!, todo en este mundo tiene un pero.

Aunque Microsoft Excel es capaz de saber que vamos a iniciar una fórmula, en lugar de sustituir el símbolo de la suma por el del igual o tratarlos como equivalentes, lo que hace es añadir el símbolo igual al principio de la fórmula.

Esto que puede parecer inocuo, en realidad lo que hace es añadir un carácter adicional a la fórmula, que aunque no tiene efecto en el resultado, sí que ocupa espacio.

Y aunque es poco, en una hoja grande puede llegar a notarse.

Cómo ejemplo os lo muestro en una comparativa entre dos hojas con 5 millones de celdas.

Para hacer este ejemplo en la celda A1 usamos la función =HOY(), luego en el resto de las celdas de las primeras cinco columnas usamos la función +$A$1

Excel le añadirá un igual al principio y la convertirá en =+$A$1

Y para comparar, crearemos un documento equivalente pero sin el símbolo más con la fórmula =$A$1

Y rellenaremos las cinco primeras filas completas.

Si bien el fichero con el más es un poco mayor, en nuestro ejemplo de cinco columnas completas pasa de 34,98 MB a 35,12 MB, es posible corregirlo con un simple reemplazo.

Lo único que debemos hacer es reemplazar los caracteres "=+" por el carácter "=".

De esta forma solo se eliminarán los símbolos de suma que estén justo después de un igual.

Con este cambio, tendremos las fórmulas como si las hubiesemos introducido directamente con él igual.

Ahorrando pulsaciones de teclas al crear fórmulas en Microsoft Excel (segunda parte)

El tercer carácter que se puede usar para crear una fórmula en la hoja de cálculo Microsoft Excel es el símbolo menos.

En el vídeo podéis ver el proceso entero.

Comenzamos la creación de la fórmula seleccionando la celda en la que introducir la fórmula.

Comenzamos con el símbolo menos.

Y continuamos creando la fórmula.

Es importante entender que efecto produce el símbolo menos.

Debemos tener claro que la fórmula no es A1+B1 el resultado sería 2 + 5 = 7, sino más bien B1-A1 (aplicando la propiedad conmutativa para hacerlo más sencillo de entender) y el resultado sería 5 - 2 = 3.

Al igual que con el símbolo más el símbolo menos hace que Microsoft Excel añada automaticamente un signo igual al inicio de la fórmula.

En la imagen apreciamos como queda la fórmula finalmente.

Cómo vemos iniciar una fórmula con el símbolo menos implica cambiar el signo al principio de la fórmula, lo que puede afectar al primer elemento, o a toda la fórmula si se crea entre paréntesis.

Ahorrando pulsaciones de teclas al crear fórmulas en Microsoft Excel

A todos nos han enseñado que para crear una fórmula en Microsoft Excel debemos comenzar por un signo igual.

Si ha sido así, os han engañado.

En realidad existen tres caracteres que se pueden usar para crear una fórmula en Microsoft Excel.

Estos son los caracteres = + -

Hoy vamos a ver cómo usar los dos primeros.

El signo = y el signo +, indican a Microsoft Excel que vamos a comenzar a escribir una fórmula.

La única diferencia entre ambos símbolos, es el número de teclas a usar para escribirlos. Para escribir el símbolo "igual a" es necesario pulsar una combinación de teclas, en concreto la tecla mayúsculas y la tecla del cero, mientras que para escribir el símbolo de la suma sólo es preciso pulsar una tecla.

La forma tradicional implica la escritura del símbolo "igual a".

Un método equivalente, sería escribir el símbolo de la suma en lugar del de "igual a"

Una vez finalizada la fórmula, la hoja de cálculo se encarga de añadir el símbolo "igual a" al inicio de la fórmula.

Como resultado obtendremos una fórmula que comienza por los caracteres "=+".

Puede parecer muy poco ahorro, pero ofrece dos ventajas.

La primera, es que ahorramos la pulsación de una tecla, con lo cual ganamos en velocidad.

La segunda, es que nos permite crear una fórmula con una sola mano. ¿Habéis intentado escribir el símbolo = con una sola mano?

Yo lo uso siempre, ya que me resulta mucho más cómodo y rápido.