El enfoque más habitual es usar la función BUSCARV indicando que se desea devolver la columna 1, de esta forma si el dato existe en la otra lista, se devuelve el propio dato, y en caso contrario un error #N/A.
Si tenemos el listado en que buscar en la columna A y el de los datos a comprobar en la columna C la fórmula sería algo así.
=BUSCARV(C1;A:A;1;FALSO)
En este ejemplo asumimos que la lista en la que vamos a buscar los datos no están ordenados.
El último parámetro de la función BUSCARV se denomina ordenado, y realmente sirve para indicar el tipo de búsqueda a realizar.
Indicando que este último parámetro es FALSO le decimos a Excel que no podemos asegurar que la lista en la que buscamos está ordenada, pero también le indicamos que queremos realizar una búsqueda exacta. De forma que si el dato no se encuentra se devuelve un error #N/A.
Para realizar esto Microsoft Excel necesita buscar por toda la lista hasta encontrar el dato o llegar al final de la lista. Esto se denomina búsqueda secuencial.
Esto hace que este tipo de búsquedas sean muy lentas.
Imaginemos dos listados de 20 datos, si ambos listados contienen los mismos datos habrá una búsqueda que encuentre un resultado en cada posición, uno en la primera, otro en la segunda, otro en la tercera posición y así sucesivamente.
Eso implica que de media por cada dato se hacen 10 búsquedas, lo que representa un total de 200 búsquedas.
Si en el listado de datos a buscar hubiese datos que no apareciesen en el listado en el que se busca eso implicaría tantas búsquedas adicionales como datos en el listado multiplicado por el tamaño del listado en el que buscamos.
Si en el listado anterior hubiese cinco datos más, que no apareciesen en el listado de búsqueda, implicaría 100 búsquedas adicionales.
Esta es la razón por la que BUSCARV se puede volver tan lento al aumentar el tamaño de los listados.
En este vídeo muestro como un cruce de dos listados de 10.000 registros mediante una búsqueda secuencial con BUSCARV tarda 9 segundos.
Como alternativa se puede usar COINCIDIR que es un poco más rápido.
COINCIDIR devuelve la posición del dato buscado en la lista.
En el tercer parámetro le indicamos si queremos que devuelva el valor exacto, o si en caso de no existir devuelve el valor menor más cercano o el mayor más cercano.
Si deseamos saber si el valor existe, seleccionaremos el valor exacto, se representa con un cero.
=COINCIDIR(C1;A:A;0)
Con esta configuración si aparece el dato, devuelve un número que representa la fila en que se encuentra, si no aparece el dato devuelve un error #N/A.
Al devolver solo la posición del dato y no el propio dato COINCIDIR es un poco más rápido que BUSCARV.
En este vídeo muestro como un cruce de dos listados de 10.000 registros mediante una búsqueda secuencial con COINCIDIR tarda 6 segundos.
Como alternativa se puede realizar una búsqueda binaria.
Este tipo de búsquedas, exige que el listado en el que se va a buscar esté ordenado, y se puede aplicar cuando es posible ordenar el listado en el que se va a buscar.
y comienza por el centro del listado para descartar la mitad.
Supongamos que tenemos un listado de los 20 primeros números del 1 al 20 ordenados de forma ascendente.
Buscamos el número 20.
En el primer paso de la búsqueda se compara con el valor central de la lista, el número 10.
La primera comparación, será entre el 20 y el 10, sabemos que todos los valores de la primera parte del listado serán menores que el 10, por lo que podemos descartarlos.
La segunda búsqueda será en la mitad superior del listado.
La segunda comparación es con el 15, la siguiente con el 17, y la siguiente con el 19 y finalmente con el 20.
Esto implica que hemos localizado el último dato de la lista en solo cinco pasos, en lugar de los veinte necesarios en una búsqueda secuencial.
Podemos hacer una búsqueda binaria usando BUSCARV indicando VERDADERO en el último parámetro.
Existe un truco para simular la búsqueda exacta usando BUSCARV y la función SI.
El truco consiste en realizar una búsqueda secuencial devolviendo el valor encontrado en la primera columna y compararlo con el valor a buscar.
Si el valor devuelto es igual al buscado es que el dato existe, en caso contrario indicaremos que el dato no existe en el listado.
De esta forma reduciremos drásticamente las comparaciones necesarias para hacer el cruce de datos acelerando las búsquedas considerablemente.
En este vídeo muestro como un cruce de dos listados de 10.000 registros mediante una búsqueda binaria con BUSCARV es casi inmediata, en contra de los 9 segundos que llevaba la búsqueda secuencial.
