Referencias 2 / 4 (Referencias Relativas)

Continuamos la serie de cuatro capítulos en los que repasaremos algunos aspectos de como usar las referencias en Microsoft Excel. (Esto es aplicable a todas las hojas de cálculo).

En este capítulo, nos pararemos en las referencias relativas (A1), que suelen ser las primeras que se explican.

A pesar de ser el primer tipo de referencia que se explica, no suele profundizarse lo suficiente, lo que provoca que no se tenga claro el funcionamiento de las referencias mixtas.

Básicamente si se arrastra o copia la celda, la propia referencia se modifica permitiendo de esta forma crear una única fórmula en Microsoft Excel (o cualquier otra hoja de cálculo) y luego replicar el cálculo para el número de filas que se desee.

La variación de la referencia depende de la dirección y sentido en que se arrastre o copie.

Dirección del arrastre	Modificación
Abajo	Se incrementa en uno el número de la referencia A1 -> A2
Arriba	Se decrementa en uno el número de la referencia A2 -> A1
Derecha	Se incrementa el nombre de la columna A1 -> B1
Izquierda	Se decrementa el nombre de la columna B1 -> A1

En esta animación muestro estas modificaciones:

Las dudas comienzan cuando hacemos algo distinto a seleccionar en la referencia una celda que esté en la misma fila.

¿Qué sucede si en la celda B5 escribo =A3 y arrastro hasta llegar a la celda B1?

Pues si tenemos claro que por cada fila que arrastremos, el número de la fila de la referencia disminuye en 1 (ver animación), llegará un momento en el que se intentará crear la referencia A0, la cual no existe.

Esto nos puede pasar en las cuatro equinas de la hoja de cálculo, intentando crear referencias con la fila 0 o un numero mayor del número de filas (por ejemplo A1048577), momento en el que la referencia creada se transformará en =#¡REF!.

Otra cosa que hay que tener muy clara con las referencias relativas es cuando se actualiza o no.

Os pongo una tabla:

Acción	Efecto
Copiar celda y pegar en otra celda	Si actualiza
Copiar texto y pegar en otra celda	No Actualiza
Cortar celda y pegar en otra celda	No Actualiza
Doble click en extremo inferior izquierdo	Si actualiza

En esta animación muestro estas modificaciones:

Finalmente hay que tener en cuenta de que si la celda a la que se hace referencia desaparece, la referencia se transforma en =#¡REF!

Por ejemplo, si tenemos una referencia a la celda B2, y eliminamos la columna B, la referencia ecrita en la celda D2 pasa a estar en la celda C2, lo que nos puede dar a ententer que la referencia se transforma en la A2, como sucedería si hubiésemos copiado la fórmula. 

En realidad lo que sucede es que la celda a la que hacía referencia ya no existe, por lo tanto se transforma en  =#¡REF!

Nota final.

Cuando tecleamos una referencia a una celda es posible que nos equivoquemos e intentemos hacer referencia a una celda inexistente, en ese caso en lugar de mostrar el error =#¡REF!, se mostrará #¿NOMBRE?

Aquí os dejo un vídeo explicativo.

Usando rangos dinámicos en Microsoft Excel con CONTAR.SI

La información que devuelve una fórmula de Microsoft Excel, no solo depende de la fórmula en sí, sino también de los datos que se usan como parámetros.

Hoy os muestro como con un poco de imaginación, se puede obtener una información inesperada de la función CONTAR.SI.

Deseamos saber en un listado en el que aparezcan elementos que pueden estar duplicados, cual es la primera aparición.

Partiendo del método propuesto en el post de la semana pasada, "Contar el número de apariciones de un elemento en una lista con CONTAR.SI en Microsoft Excel", podremos añadir una columna en la que indiquemos que número de aparición representa esa línea del artículo en el listado.

Hoy os muestro como con CONTAR.SI, con solo una modificación mínima en el rango de celdas a buscar, se obtiene un resultado totalmente diferente.

Usualmente a CONTAR.SI, se le pasa un rango equivalente a una columna entera, del estilo A:A o un rango más reducido mediante referencias absolutas (las de los dólares) del estilo $A$1:$A$20.

Sin embargo con un poco de imaginación y el conocimiento adecuado de como funcionan las referencias mixtas, se puede obtener un resultado totalmente distinto.

En el ejemplo de hoy, tenemos una columna A con códigos de artículos hasta la línea 20, de los cuales algunos están repetidos.

Si bien se puede aplicar el formato condicional para localizar los duplicados, como explicaba en el post Localizar valores duplicados en Excel sin utilizar fórmulas, con ese método solo sabemos si se repite, pero no cuantas veces aparece.

En esta ocasión queremos localizar la primera aparición de cada elemento, independientemente de si está repetido o no.

Este método podría ser útil por ejemplo para localizar los artículos más antiguos de un almacén, o para encontrar la fecha más antigua de venta o compra de un artículo en un listado.

Vamos a usar los mismos datos que en el ejemplo de la semana pasada, manteniendo en la columna B el número total de apariciones del elemento (Usaremos el método del rango con referencias absolutas), y en la columna C indicaremos el número de aparición de cada artículo.

=CONTAR.SI($A$1:$A$20;A2)

El truco está en crear un rango dinámico que va creciendo a medida que se arrastra la función CONTAR.SI, para lo cual la primera celda del rango se indica como absoluta y la ultima como relativa, además la última celda del rango será la correspondiente a la fila actual.

=CONTAR.SI($A$1:A2;A2)

En esta animación se muestra como crece el rango dinámico a medida que se arrastra la fórmula. e aprecia que en la columna B el rango siempre es el mismo, mientras que en la columna C el rango va creciendo a medida que nos desplazamos hacia abajo.

El resultado de este cambio en el rango, es que el dato devuelto por CONTAR.SI tiene un significado totalmente distinto.

Aquí os dejo el videotutorial.

Referencias 1 / 4 (Referencias Absolutas)

Hoy comienzo una serie de cuatro capítulos en los que repasaremos algunos aspectos de como usar las referencias en Microsoft Excel. (Esto es aplicable a todas las hojas de cálculo).

Existen cuatro formas de nombrar una celda o un rango para poder acceder a sus datos desde otra celda.

Son las siguientes:

• Referencia absoluta ($A$1)
• Referencia relativa (A1)
• Referencia mixta ($A1, A$1)
• Referencia por nombre.

Dedicaré un capítulo a cada una.

Empezaremos por las referencias absolutas, ya que su funcionamiento es el más sencillo de entender.

Las referencias absolutas son aquellas que tienen dos dólares en su nombre, fijando de esta forma tanto la fila como la columna de la referencia, lo que implica realmente que la celda queda siempre fija.

Esto es, casi siempre, cierto.

Cuando se explica que es una referencia absoluta, se suele indicar que nunca cambia, y eso es algo ambiguo.

El ejemplo típico muestra que si tengo una celda original por ejemplo B3, y desde otra celda, por ejemplo D3, hago referencia a esta primera, con una referencia absoluta =$B$3, al arrastrar o copiar la celda D3, el contenido de la misma no varía, y siempre es =$B$3

Lo que la gente suele entender que, pase lo que pase, en la celda D3 siempre se mostrará =$B$3,y eso no siempre es así.

Sin embargo, la realidad es que aunque al arrastrar o cortar y pegar la celda original, el valor almacenado se mueve a otra celda. Y las referencias absolutas se actualizan para seguir haciendo referencia al mismo dato en la nueva ubicación.

Esto es si se mueve la celda B3 a B6, todas las celdas que contenían $B$3 pasarán a contener $B$6, eso sí, mostrando el mismo valor.

Os lo muestro en una animación.

Otra razón por la que el valor almacenado cambie, es que se inserten o eliminen filas o columnas.

Y finalmente existe la posibilidad de que eliminando filas, columnas o celdas se eliminé la celda original.

En este caso la referencia se transforma en el error #¡REF!

Os dejo el videotutorial:

Como pueden ver una referencia absoluta, no es siempre absoluta.

Esto hace que en el caso de que sea posible insertar o eliminar celdas, las referencias absolutas, no sean la mejor forma de hacer referencia a una celda desde VBA.

En el último capítulo veremos un método mejor para interactuar con las celdas de Excel desde el lenguaje de programación VBA.

Contar el número de apariciones de un elemento en una lista con CONTAR.SI en Microsoft Excel

Hoy os muestro como con CONTAR.SI, podemos conocer el número de repeticiones exacto de un elemento en una lista.

Usualmente a CONTAR.SI, se le pasa un rango equivalente a una columna entera, del estilo A:A o un rango más reducido mediante referencias absolutas (las de los dólares) del estilo $A$1:$A$16.

Cualquiera de los dos métodos es igualmente válido, ya que Microsoft Excel solo contará hasta el final de la lista. (En el ejemplo que os muestro solo hasta la fila 16).

=CONTAR.SI(A:A;A2)

=CONTAR.SI($A$1:$A$16;A2)

Sin embargo como se ve en el vídeo, la forma A:A permite que las fórmulas tengan en cuenta elementos nuevos a medida que se añadan.

En el ejemplo de hoy, tenemos una columna A con códigos de artículos hasta la línea 16, de los cuales algunos están repetidos.

Si bien se puede aplicar el formato condicional para localizar los duplicados, como explicaba en el post Localizar valores duplicados en Excel sin utilizar fórmulas, con ese método solo sabemos si se repite, pero no cuantas veces aparece.

Con esta fórmula si podremos saber cuantas veces aparece el elemento repetido.

NOTA:

Existe una diferencia entre usar la referencia de la columna completa (A:A) o la referencia de rango $A$1:$A$16.

En el caso de la referencia de rango completo, se pueden continuar añadiendo elementos a la lista, y solo es preciso arrastrar la fórmula hasta el final de la lista, mientras que en el caso del rango, será preciso modificar la fórmula original, ya que de solo arrastrarlo, a partir del final de la lista original se generarán datos incorrectos, ya que el rango será menor del esperado.

Se puede apreciar que en este ejemplo en las celdas C16 y C17, el resultado es cero, cuando el elemento si que está en la lista ampliada, aunque no en la original.

Mucho cuidado con los rangos, es muy importante tener en cuenta el rango real que estamos indicando.

Localizar valores duplicados en Excel sin utilizar fórmulas

Una de las tareas repetitivas que suelo tener que realizar en Microsoft Excel es la localización de valores repetidos en un listado.

Se puede realizar con fórmulas, pero existe un método más sencillo, rápido y visual.

Dentro de las posibilidades de la herramienta Formato condicional existe una opción para aplicar formato a los valores duplicados. En realidad aplica el formato a cualquier valor que aparezca dos o más veces en el listado.

En Inicio seleccionamos Formato Condicional, y ahí la primera ("Resaltar Reglas de Celdas") y luego la última opción ("Duplicar valores ...") 

La utilidad de este truco aumenta si se combina con el filtro por color.

Una vez aplicado el filtro, si se modifica una fila duplicada el color desaparece.

Veamos cómo funcionan en conjunto.

A continuación os dejo la animación para aquello que no puedan ver el vídeo correctamente.

Cargando 3 millones de registros en una hoja de cálculo de Microsoft Excel a partir de un fichero de texto con Power Query

Ampliando el ejemplo de la semana pasada, os muestro un truco que permite que duplicando una consulta de Power Query hacer que distintas secciones de un fichero origen se importen a distintas hojas de un mismo libro de Microsoft Excel, burlando de esta manera la limitación de un millón de líneas por hoja de Excel.

En este caso disponemos de un único fichero de datos con tres millones de registros que deseamos importar completamente a Microsoft Excel.

Es bien sabido que Microsoft Excel tiene un límite de algo más de un millón de filas por hoja.

Aprovechando que podemos crear varias hojas y mezclándolo con el truco que vimos la semana pasada para "Tratar más de un millón de datos en Microsoft Excel", cargaremos tres fragmentos del mismo fichero en otras tantas hojas.

Y para se un poquito más productivos, crearemos una consulta que luego duplicaremos las veces necesarias.

De esta forma podremos indicar un destino distinto para los resultados de cada copia de la consulta.

Si el fichero se modifica, al abrir el Excel y actualizar la hoja, se volverán a importar los nuevos datos sin tener que repetir el proceso.

Os dejo el videotutorial.

Y por si no podéis verlo, la animación:

Copia de seguridad incluyendo la fecha mediante archivo por lotes.

A la hora de hacer una copia de seguridad, es un ahorro de tiempo poder crear una carpeta en la que parte del nombre es la fecha actual, tal como os mostraba en este post https://pildorasofimaticas.blogspot.com/2021/02/crear-carpeta-con-el-nombre-del-dia.html?m=0

Sin embargo si nos limitamos a copiar ficheros en la carpeta del día, cuando tengamos que buscar uno concreto podrá ser un tanto incómodo.

Yo suelo aprovechar el mismo archivo .bat de proceso por lotes para copiar los ficheros que me interesan aprovechando la oportunidad para incluir en el nombre del fichero la fecha actual.

Este proceso se hace en cuatro pasos:

1. Se crea la carpeta con el nombre del día.

2. Se copian los ficheros con su nombre original.

3. Nuevo el directorio de trabajo a la carpeta recién creada.

4. Renombro los ficheros copiados.

Os muestro un ejemplo para un solo fichero.

Si el día es hoy 11/03/2021, creo una carpeta denominada 20210211datos, y a los nombres de los ficheros le añado la fecha en el mismo formato.

Por ejemplo si tuviese "facturas.docx" lo renombraría como "20200311facturas.docx".

Para ello uso un fichero bat, con el siguiente contenido:

@echo off

MKDIR %date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" diario"

copy "C:\carpetaOriginal\facturas.docx" "./"%date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" diario"

cd ./%date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" diario"

ren "facturas.docx" %date:~6,4%%date:~3,2%%date:~0,2%" facturas.docx"