De vez en cuando me preguntan cómo abrir un fichero adjunto porque tiene una extensión extraña, y el ordenador no lo reconoce.
Al comprobar el fichero adjunto resulta que la extensión comienza por un guión bajo.
Esto es debido a ciertos antivirus que para poder enviar un adjunto y que supere siempre las barreras anti spam lo que hacen es modificar la extensión del archivo poniéndole un guión bajo al lado del punto para evitar que los programas anti spam los detecten y borren el adjunto.
Esto suele suceder con los archivos pdf y los archivos de la Office de Microsoft.
Esto provoca que no sea posible abrir directamente desde el programa de email el fichero adjunto, que microsoft windows no reconoce la extensión del fichero y por lo tanto no sabe con que programa abrirlo.
La solución es tan simple cómo guardar el fichero en una carpeta por ejemplo el escritorio y con el botón derecho indicarle cambiar nombre y modificar, no el nombre, sino la extensión del fichero, eliminando el guión bajo.
Dependiendo de la configuración de Windows es posible que las extensiones es tengo ocultas por lo que habrá que modificar la opción adecuada para que se muestren.
En ocasiones el tamaño de la celda es más pequeño que el contenido y esto hace que, en Microsoft Excel, no se vea el contenido completo.
Es posible ajustar el ancho de la columna poniéndose sobre la línea que separa los nombres de las columnas.
En ese momento, aparecen unas flechas que podremos arrastrar para cambiar el ancho de la columna.
Si bien de esta forma podemos asegurarnos que las celdas visibles si se muestran completamente, podría ser que el contenido de alguna celda en una fila más abajo, que no estamos viendo no coja entero en la celda.
En lugar de arrastrar las flechas podremos hacerle doble clic de tal forma que Microsoft Excel se encarga de autoajustar el ancho de la columna para que cojan todos los contenidos de todas las celdas de esa columna.
Hoy traigo un ejemplo completo en el que se cruza una tarifa y un albarán para detectar diferencias en precios y artículos erróneos.
El mismo ejemplo se podría aplicar sobre un pedido y un albarán de entrega.
El prime paso es copiar en una nueva hoja un campo único y común a ambos listados. En el ejemplo se ha usado el código de artículo.
Se copian todos los códigos de la tarifa, y debajo todos los del albarán. Es posible que hayamos recibido en el albarán un artículo que no estaba en la tarifa.
Partimos de la presunción de que tanto en la tarifa como en el albarán no se repiten líneas con el mismo código.
El segundo paso es quedarnos con un solo valor para cada código de artículo, para lo cual usamos la opción "Eliminar duplicados"
Una vez que pulsamos aceptar nos indica cuántos elementos duplicados se han detectado, y cuántos valores únicos quedan.
En lugar de usar BUSCARV, vamos a usar la combinación de COINCIDIR + INDICE, que para este caso resulta mucho más rápid, ya que solo necesita realizar un búsqueda por cada documento.
El siguiente paso es localizar el número de fila en el que está el dato.
Para ello usaremos la función COINCIDIR.
En este caso usaremos
=COINCIDIR(A2;Tarifa!A:A;0)
Usamos la referencia relativa para el dato a buscar, y para referirnos al rango en el que buscar haremos referencia a la columna completa A:A
Una vez conocido el número de fila en el que se encuentra el dato buscado, podemos usar COINCIDIR para recuperar los datos.
En este ejemplo numerados.la primera fila comenzando desde 1 hasta el número de columnas del listado original.
De esta forma es posible con una única fórmula COINCIDIR recuperar todos los datos del listado original.
La formula usada es
=COINCIDIR(Albarán!$A:$G;$G2;H$1)
En este caso el rango a buscar debe ser absoluto, pues vamos a desplazar la fórmula tanto en horizontal como en vertical.
Para los números de fila y columna debemos usar referencias mixtas.
Para el número de fila debemos bloquear la letra $G2, y para el número de columna bloquear el número H$1
De esta forma con una única fórmula podemos recuperar todos los datos.
Finalmente para detectar las posibles diferencias de precios, hacemos una simple resta.
Si el resultado es cero, significará que no hay diferencia, y si es un valor numérico distinto de cero, representará la diferencia.
También es posible que el resultado sea un error del tipo #N/A (Not available), lo que indicará que ese artículo solo se encuentra en uno de los dos listados.
Para ver solo los.vallres con incidencia podemos.aplicar un filtro ocultando los.vaalores iguales a cero.
El resultado final al filtrar eliminando los valores cero es el que se muestra.
A continuación el proceso completo en un videotutorial en Youtube.
En el ejemplo haremos un listado de todos los fines de semana (sábados y domingos).
El truco consiste en indicar a mano los primeros días (en este caso el primer sábado, y arrastrando la celda Microsoft Excel nos propondrá el siguiente día, el domingo).
Luego aplicaremos la misma formula que para el listado de los sábados, pero en la tercera línea, haciendo referencia a la primera línea.
En la celda A3 introduciremos la fórmula
=A1 + 7
Al arrastrar está fórmula en la celda A3 tendremos el día indicado en la celda A3 más 7 dias.
Esto es el siguiente domingo.
Y así correlativamente.
Con este método, se puede hacer un listado de cualesquiera días, por ejemplo de los días que vamos al gimnasio (ej Lunes, Miércoles y Viernes).
Os dejo una animación con el proceso completo.
NOTA: No hay nada que nos obligue a hacer referencia a la misma fila o a la inmediatamente superior en Microsoft Excel. Con un poco de imaginación se pueden obtener resultados muy interesantes.
Sabemos que las fechas en Microsoft Excel son un número, al que si sumamos uno, nos da el siguiente día.
Si en lugar de sumar 1, sumamos 7 tendremos un listado del mismo día de todas las semanas, por ejemplo, un listado de todos los sábados del año en el que tendremos una actividad.
Día de semana que repetiremos será el mismo que pongamos en la primera celda.
Este truco es ideal para llevar un registro de una actividad o de una afición, que se repita semanalmente.
En esta tercera parte del minicurso de referencias vamos a hablar de las referencias mixtas.
Ese tipo de referencias nos van a permitir qué al copiar o arrastrar una celda se modifique solo la fila o la columna que no hallamos indicado con el símbolo del dólar, manteniendo la otra fija de forma que podremos hacer cosas mucho más interesantes que solo con las referencias absolutas o las referencias relativas.
Una referencia mixta es aquella en la que solo ponemos el símbolo del dólar, ya sea delante de la letra o delante del número del nombre de la celda.
En el ejemplo que se propone, de no usar una referencia mixta al arrastrar hacia la derecha la fórmula se va a ir modificando los datos que va cogiendo y no cogerá el precio para en todos los datos, generando resultados erróneos.
Esto se soluciona poniendo 1 $ delante del número de la columna en este caso delante de la a para que de esa forma siempre todas las fórmulas cojan el precio y luego el descuento correspondiente dependiendo de en qué columna nos encontremos.
La siguiente animación podéis ver el resultado de usar una referencia mixta en lugar de una referencia relativa.
Finalmente os pongo un enlace al vídeotutorial en YouTube en el que podéis ver el ejemplo completo de cómo hacer uso de las referencias mixtas.
La principal ventaja de las referencias mixtas es que nos van a permitir conseguir varias columnas de resultados en lugar de una única columna como sucedía con las referencias relativas.
Ejemplo se ha conseguido una columna de resultado para cada columna de descuento.
Es muy importante dominar este tipo de referencias ya que como un poco de imaginación nos permitirán hacer cosas muy interesantes en Microsoft Excel.
