Validar fecha en Microsoft Excel

 

Una opción muy interesante en Microsoft Excel es la validación de fechas.

Es muy fácil cometer un error al introducir una fecha y con esta opción se pueden reducir drásticamente esos errores humanos.

La opción se encuentra en Datos, Validación de datos.

Esta opción abre un menú en el que es posible seleccionar en el cuadro desplegable Permitir, la opción fecha.

Entre diversas opciones se puede seleccionar validad entre dos fechas.

Es posible indicar una fecha exacta, o en el caso de que la fecha dependa de la fecha actual, usar la función fecha para definir el día actual y sumar o restar los días que interesen.

En el ejemplo se valida desde =HOY() hasta quince días después =HOY()+15

Si el dato que se introduce en la celda cumple los criterios de validación no sucede nada.

En caso de que el dato introducido no cumpla las restricciones se muestra un mensaje de error.

En la animación muestro el proceso completo.

Como saber si quedan cambios por guardar en Notepad

Otro detalle acerca del bloc de notas.

Recientemente con una actualización de Microsoft Windows, también se actualizó el Bloc de Notas.

Uno de los cambios que incluye, es que ahora, como muchos otros programas, presenta una indicación para saber si el documento está guardado o existen cambios pendientes de guardar.

Es usual que en la barra del título del programa se añada algún símbolo junto al nombre del fichero indicando si quedan datos pendientes de guardar.

En el Notepad se ha decidido añadir un asterisco antes del nombre del fichero.

Aquí os lo muestro en detalle.

Siempre que veáis un asterisco antes del nombre de un fichero en un programa, recordad guardar los cambios.

Ajuste de Línea en el Bloc de Notas de Windows

 

El bloc de notas de windows, también llamado Notepad, es uno de los procesadores de texto más sencillos que existen, pero no por eso deje de ser útil.

Por una parte está disponible en cualquier ordenador con cualquier versión del sistema operativo Microsoft Windows, por otra parte su simplicidad, lo hace la herramienta perfecta, para pegar cualquier información y quedarse solo con el texto.

Una de las pocas características que tiene, pero que no todos los usuarios conocen es el "ajuste de línea".

Por defecto, cualquier texto que se pega en el bloc de notas, continúa indefinidamente hasta que se encuentra un cambio de línea.

Esto resulta sumamente incómodo al obligar al usuario a desplazarse horizontalmente por el texto.

En el menú Formato está disponible la opción "Ajuste de línea".

Esta opción genera un cambio de línea al llegar al final de la ventana, permitiendo leer todo el texto sin tener que desplazarse horizontalmente.

En la animación podéis ver la diferencia, al usar o no el ajuste de línea.

Nota:

Con el ajuste de línea activado podremos leer todo el texto desplazándonos con la rueda del ratón.

Crear una lista desplegable en una celda en Microsoft Excel

 

Una de las características más útiles de Microsoft Excel es la validación de datos.

Esta opción permite restringir los valores que se pueden incluir en la celda.

Pero una de las posibilidades que ofrece, la utilización de una lista desplegable, es especialmente interesante.

Esta opción hace que aparezca una flecha que da acceso a un listado desplegable con los valores entre los que el usuario puede elegir.

Es una forma que facilita la entrada de los datos y evita errores humanos.

El proceso para crear esta lista desplegable es sencillo.

Una vez seleccionada la celda o celdas en las que aplicarlo, vamos a la cinta de opciones, Datos, Herramientas de datos, Validación de datos.

Por defecto la validación permite "cualquier valor".

Pero podemos elegir entre siete opciones más.

En este caso elegiremos "Lista"

Al elegir lista, podremos seleccionar un rango de celdas que contengan los datos a mostrar en el menú desplegable.

Os muestro el proceso completo de como seleccionar el rango de datos a desplegar en esta animación.

Como se puede apreciar resulta muy cómodo a la hora de introducir los datos.

NOTA:

Aunque los datos a introducir se limitan a los valores de la lista, también se pueden introducir ya sea escribiéndolos o copiándolos. 

El proceso completo en el videotutorial de Youtube.

Mayúsculas con VBA en Microsoft Excel

Si bien uno de los defectos de Microsoft Excel es no poder convertir a Mayúsculas directamente, es posible conseguirlo con una simple instrucción en VBA (Visual Basic for Applications).

La macro en sí es muy sencilla.

Además es posible guardarla en el "Libro de Macros Personal" de forma que se pueda usar en cualquier documento de Microsoft Excel.

La instrucción es muy sencilla, únicamente se modifica el valor de la celda por su valor en mayúsculas (Uppercase).

celda.Value = UCase(celda.Value)

Para poder hacerlo en todas las celdas seleccionadas, la instrucción se incluye dentro de un bucle que recorre, una a una todas las celdas de la selección. En este caso usaremos un bucle For Each

    For Each celda In Selection

La Subrutina completa es la siguiente:

Sub ConvierteMayusculas()

    For Each celda In Selection

            celda.Value = UCase(celda.Value)

    Next  

End Sub

Y el proceso para usarlo es el que muestro en la animación.

En este caso, la macro se ejecuta desde el menú desarrollador.

Es posible mejorar este proceso, añadiendo la macro en un botón de la cinta de opciones.

Proteger celda en Microsoft Excel

Excel tiene la posibilidad de bloquear celdas que puede resultar muy interesante.

Existe la posibilidad de bloquear las celdas con contraseña para que nadie modifique el contenido o el formato a no ser que conozca la contraseña.

Pero quizá aún más interesante que bloquear las con contraseña es que también se pueden bloquear sin indicar ninguna contraseña.

Por defecto todas las celdas están protegidas.

Para desproteger una celda, botón derecho, formato de celda.

Desmarcar el checkbox proteger.

Para activar la protección, ir a Revisar, Proteger hoja.

Aceptar

Aceptar.

De esta forma podemos proteger la celda sin tener que usar una contraseña.

Es una forma muy útil de evitar errores.

Yo lo uso especialmente para evitar que se borren accidentalmente las fórmulas, cuando tengo que compartir una hoja con otro usuario.

Pegar datos con filtro aplicado en Microsoft Excel

¿Alguna vez habéis datos teniendo un filtro aplicado?

Quizá penséis que lo habéis hecho mal y se han pegado solo algunos de los datos.

Realidad lo que sucede es que solo habéis cenado algunas celdas y Microsoft Excel las pegará como un rango continuo.

A modo de ejemplo, en este listado voy a seleccionar todas las palabras que contienen "al".

Una vez aplicado el filtro solo quedan visibles 13 líneas, en lugar de las 56 originales.

Si copio esas 13 líneas y las pego en la columna F, aparentemente solo me ha pegado 4 datos.

Si nos fijamos un poco más, veremos que los cuatro datos pegados, no se responden con los cuatro primeros que hemos copiado.

Debido a que realmente Microsoft Excel ha pegado los 13 datos que hemos copiado de forma continua en las 13 primeras filas de la columna F.

Como se puede apreciar fácilmente si quitamos el filtro.

Cómo solución para poder pegar los datos exactamente en las mismas filas lo más fácil es pegar todos los datos, aplicando el filtro con lógica inversa y eliminar los datos sobrantes.