Mostrar el cuadro "Seleccionar todo" en una segmentación en Power BI

En las segmentaciones de Power Bi es incómodo seleccionar gran cantidad de elementos, pero es posible simplificarlo activando la opción "Seleccionar todo".

Esta opción, además, facilita la selección cuando debemos seleccionar casi todos los elementos, permitiéndonos desmarcar los no deseados, en lugar de tener que marcar todos los deseamos.

En una segmentación sin este cuadro de selección, deberíamos ir seleccionando todos los elementos con el ratón mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL.

En caso contrario, al pulsar en un segundo elemento, se desmarcaría el primero.

Con la segmentación seleccionada, seleccionamos la brocha en el panel visualizaciones.

Así podremos personalizar algunos aspectos visuales de la segmentación.

En este caso elegimos la opción "Controles de selección".

Seleccionamos la opción "Controles de selección".

Y los activamos.

Con esto ya tenemos la opción "Seleccionar todo".

Vemos cómo actúa.

Y como permite seleccionar "casi todo" de de forma sencilla.

Control de búsqueda no se muestra en segmentadores estrechos en Power BI

Existe una posibilidad de que no se muestre el control de búsqueda en una segmentación de Power BI, a pesar de que los datos sean de tipo texto.

Cuando un segmentador es muy estrecho en Power BI, no se muestra el menú opciones, de forma que no es posible activar el cuadro de búsqueda sin modificar el ancho del control.

La solución pasa por modificar temporalmente el ancho de la segmentación, hasta que se muestre el menú "Más opciones", activar el cuadro de búsqueda y volver a reducir el ancho de la segmentación.

En una segmentación normal, se muestra el menú "Más opciones", el menú de los 3 puntos ...

Y podremos activar el cuadro de búsqueda.

Pero si el ancho de la segmentación es muy estrecho, este menú no se muestra.

La solución es ampliar, temporalmente ben ancho de la segmentación, activar el cuadro de búsqueda, y volver al tamaño original.

Implementación de cuadros de búsqueda en Segmentaciones de PowerBI

Comparamos las búsquedas en filtros en Microsoft Excel con las búsquedas en las segmentaciones en Power BI.

Se demuestra que Power BI no permite cuadros de búsqueda en segmentaciones de datos numéricos.

Empezamos con tres grupos de datos creados en una hoja de Microsoft Excel.

El primero de solo texto.

Le aplicamos un filtro, que como siempre en Excel  va a permitir la búsqueda.

Lo mismo hacemos con una columna de datos numéricos.

A los que también es posible aplicarles un filtro con búsqueda.

Y lo mismo sucede con una lista en la que se mezclan datos de ambos tipos.

El filtro con búsqueda sigue siendo posible.

Convertimos estos datos en una tabla para importarlos de forma más sencilla a Power BI.

Desde Power BI, importamos datos desde un libro de Excel.

Seleccionamos el documento de Excel.

Y dentro de él, la tabla que acabamos de crear.

Tenemos acceso a las tres columnas, y creamos una segmentación para cada una.

Vemos las 3 segmentaciones.

Si seleccionamos una segmentación, y pulsamos en el botón de opciones (tres puntitos) que por defecto está oculto, podremos activar un cuadro de búsqueda similar al de los filtros de Microsoft Excel.

Clicamos en buscar.

Y en la parte superior de la segmentación aparece un cuadro de búsqueda.

Si escribo, solo se muestran las opciones que cotengan el texto escrito, facilitando la selección en listados largos.

Lo mismo sucede en los listados alfanuméricos.

Sin embargo en los listados numéricos no está disponible la opción de búsqueda.

Si necesitamos la búsqueda, una opción es modificar manualmente el tipo de dato a la hora de importarlos a Power BI.

En caso contrario, por ahora, no tendremos disponible la posibilidad de realizar búsquedas numéricas en segmentaciones en Power BI.

Como SI aplicar un filtro en Microsoft Excel

Hoy mostraré como aplicar correctamente un filtro en Microsoft Excel para evitar que finalice en la primera celda vacía.

Para ello el truco es tan simple como seleccionar la columna completa, de esta forma hasta las celdas vacías se mostrarán en el filtro e incluso podrás ser seleccionadas como una celda más a través del filtro.

El objetivo es filtrar todos los datos, a pesar de que existan celdas vacías enmedio de los datos correctos.

Como es el caso de la celda amarilla de la imagen.

Para ello seleccionamos todas la columna.

Y luego aplicamos el filtro.

Una vez aplicado el filtro, no ok apreciamos ninguna diferencia.

Es preciso desplegar el filtro para comprobar que ahora aparecen más opciones.

La principal diferencia es que ahora la última opción que muestra el filtro es "vacías".

Esto permitirá seleccionar las celdas sin contenido.

Como ejemplo desmarcamos algunas de las opciones del filtro.

Y al aplicarlo comprobamos que todas las celdas visibles muestran el número de fila en color azul.

Además se muestran filtradas celdas por debajo de la primera celda vacía, cosa que no sucedía al seleccionar solo una celda antes de aplicar el filtro.

De esta forma nos aseguramos de filtrar todos los datos.

Como NO aplicar un filtro en Microsoft Excel

Usualmente se selecciona una única celda antes de aplicar un filtro en Microsoft Excel, esto puede provocar que no se aplique el filtro correctamente, ya que solo se aplicará hasta la primera fila vacía.

En muchas ocasiones cuando se aplica un filtro los usuarios en lugar de seleccionar todo el rango seleccionado únicamente la primera celda.

Si no tenemos claro si existen datos en toda la columna esto suele ser un error ya que el filtro por defecto se aplicará hasta la primera celda vacía.

Una vez que se cenamos datos en el filtro y aplicamos veremos cómo se aplica el filtro.

En este caso si nos fijamos veremos que hasta la fila 8 los números de las figuras son de color azul y a partir de ahí son de color negro.

El color azul indica la zona hasta la que llega el filtro.

Por lo tanto las citas que tienen el número de fila en color negro no serán filtradas.

Esto puede provocar que cuando apliquemos filtros no veamos todos los datos que se corresponden al criterio seleccionado.

La mejor forma de seleccionar la columna entera para así aplicar el filtro hasta la última fila con datos

Extracción de datos de un origen XML online en Microsoft Excel

 Hasta ahora hemos visto cómo usar la función SERVICIOWEB y XMLFILTRO de Microsoft Excel por separado.

Hoy veremos la potencia de unir ambas funciones.

Usaremos servicio web para recuperar un documento XML de una dirección web y posteriormente usaremos XML filtro para borrar un dato de el fichero XML recuperado.

Insertamos la función servicio web desde el asistente de funciones incluimos la dirección de Open Data que podéis ver a continuación.

=SERVICIOWEB("https://opendata.euskadi.eus/contenidos/ds_informes_estudios/dwc_dataset_103/opendata/eml.xml")

Una vez que pulsamos aceptar se mostraran los datos en la celda de la hoja de cálculo.

Para poder ver un poco mejor los datos será necesario modificar ancho y alto de la celda así como alineación tanto horizontal como vertical.

Aquí se muestra el resultado y la función en la barra de fórmulas.

A continuación en la celda B1 insertamos también con el asistente de funciones la función XMLFILTRO.

Esta función tiene dos parámetros el primero de ellos es el fichero XML y el segundo la ruta.

En este caso el fichero XML será el resultado de recuperar el documento XML de la dirección web con la función SERVICIOWEB.

Aquí podéis ver el fichero XML copiado en un editor de texto.

La moción que usaremos es la mostrada a continuación.

=XMLFILTRO(A1;"//dataset/title")

En ella buscamos dentro del dataset la primera etiqueta title.

Vemos la función en la barra de fórmulas.

En este esquema podéis ver cómo los datos llegan hasta la celda B1.

La ventaja de recuperar documento XML con la función servicio web es que solo con actualizar la hoja de cálculo tendremos los datos refrescados en tiempo real desde la web.

Una posible aplicación de este sistema es usar servicio web para realizar una llamada a una API que nos conecte a una web o base de datos y recuperar la información directamente en la hoja de cálculo.