La función suma se puede usar de forma similar al operador suma, sumando celdas independientes entre sí.
El operador + solo puede sumar celdas independientes.
La función suma puede hacer lo mismo.
Esto la convierte en una de las funciones más versátiles de Microsoft Excel.
A tenor del resultado de la última encuesta que he realizado en Linkedin, la cual indicaba que la mayoría de los usuarios usaban Microsoft Excel para el análisis de datos, y muy pocos a la realización de cálculos, he decidido aportar mi granito de arena explicando diversos usos de las funciones más habituales en las hojas de cálculo.
Quizá la función más usada sea la función SUMA la cual nos permite, entre otras cosas, realizar la suma de un rango de dato numéricos.
En el caso de que alguno de los datos no sea un número o una celda vacía, generará un error.
En el vídeo os muestro su uso más básico.
El aspecto de la función es el siguiente:
Y si usamos el asistente de funciones se nos muestra la información que se vé a continuación.
Microsoft Excel tiene la peculiaridad de que solamente admite el nombre de las funciones en el idioma en el que se ha instalado.
Esto implica que para cada idioma existe un nombre distinto para la misma fórmula.
Por ejemplo la función que en castellano se llama SUMA, en francés se llama SOMME y en inglés SUM.
Además no depende del fichero de excel, sinó del ejecutable. Esto quiere decir que si envías tu fichero de excel a un compañero que tiene el programa en francés, el verá la función en su idioma.
Esto puede provocar dificultades a la hora de trabajar con versiones en distintos idiomas.
Sin embargo más curioso es que si introducimos la función mediante programación en VBA, tendremos que usar el nombre de la función en inglés.
Por ejemplo, el equivalente a =SUMA(A1:A7)
es ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-7]C:R[-1]C)"
Por internet se pueden encontrar webs con listas de traducciones de los nombres de funciones, por ejemplo:
Muestro otro uso del ejemplo de la columna auxiliar para filtrar datos.
En este caso en un calendario, filtraremos un día de cada 14.
Puede ser usado por ejemplo para controlar el progreso de una tarea.
En ocasiones es necesario seleccionar sólo algunas filas en nuestra hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Hoy muestro como seleccionar sólo las filas pares, pero este método es aplicable a cualquier cantidad de líneas.
El truco consiste en crear una columna auxiliar con los números del 1 al máximo deseado, y luego filtrar las líneas a eliminar.
En este caso creamos una columna compuesta por los números 1 y 2, para luego filtrar y eliminar todas las filas correspondientes a un número uno.
Uno de los trucos que utilizo habitualmente con Microsoft Excel, es la creación de una columna adicional que me permita seleccionar parte de los datos.
Para ello, en ocasiones creo una columna con una serie de números, o textos que se repiten cíclicamente.
El truco consiste en crear la primera copia de la serie, y en la siguiente fila, indicar una referencia relativa a la primera celda de la serie.
Esto nos permite crear listados de números, días de la semana o meses, por ejemplo.
En ocasiones recibimos hojas de cálculo tratadas por otras personas, en las que el orden de las líneas no corresponde a ningún criterio conocido.
Esto puede deberse a que la persona que preparó la hoja de cálculo eliminó las columnas que se usaron para crear el orden, o incluso que ese orden nunca existió, por ejemplo si se trata de datos introducidos manualmente.
Si deseamos reordenar estas líneas y poder regresar posteriormente al orden original, la solución es tan sencilla como crear una columna auxiliar en la que indicaremos números en orden ascendente, para representar el orden original. Esto nos permite volver a ordenar por esta columna y recuperar el orden original.
