Hoy veremos cómo alinear correctamente un texto en una celda en Microsoft Excel.
En Microsoft Excel las celdas de texto se alinean por defecto a la izquierda, pero si el texto es más largo que el ancho de la celda, la sobrepasan tapando la celda de la derecha.
Si en la celda de la derecha, posteriormente, se escribe algo, el texto que estaba tapando esta celda desaparece y no se ve el texto completo de la celda.
Existe una forma de solucionar este problema que es seleccionando ajustar texto, quehaceque el texto se muestre en varias líneas dentro de la celda.
Otra cosa que también se puede hacer, es alinear el texto en la celda tanto horizontal como verticalmente.
El alineado horizontal es comúnmente conocido mientras que el alineado vertical no es tan conocido.
Combinando ambos tipos de alineado se tienen hasta 9 combinaciones posibles.
Existen dos enfoques a tomar para hacer un campo acumulado en la hoja de cálculo Microsoft Excel.
El primero implica el uso de un rango dinámico para sumar todos los datos del rango, haciendo que este sea una celda más grande por cada fila.
El truco está en usar una referencia absoluta para la primera celda del rango y una referencia variable para la última.
En la celda C4 la fórmula tendría este aspecto:
=SUMA($B$1:B4)
El proceso completo se muestra en la animación.
Otro enfoque algo más óptimo, parte de entender que matemáticamente bel acumulado de N valores se puede expresar como el acumulado de N-1 valores mas el valor N.
Esto implica la suma de dos valores para obtener el nuevo valor acumulado.
Al reducir el número de los valores a sumar, resulta un método mucho más rápido.
En este caso el truco está en usar dos fórmulas distintas, para la primera y para el resto de las celdas del acumulado, ya que la primera celda es igual al primer valor. En la celda C2 tendremos =B2
Mientras que el resto de los valores, es el acumulado anterior mas el valor actual. En la celda C3 tendremos =C2+B3
En este caso la celda que arrastraremos, es la celda de la fila 3, no como suele ser habitual la de la segunda fila.
En Microsoft Excel los conocimientos matemáticos pueden ayudarnos a mejorar nuestros cálculos.
Os dejo el tutorial completo en mi canal de Youtube.
Uno de los cambios más importantes que trajo Microsoft Excel 2007 fue la aparición del formato XLSX, el cual amplia el número desde 65.536 hasta 1.048.576 el número máximo de filas a utilizar.
Esto representa multiplicar por 16 el número máximo de filas disponibles.
Continuamos la serie de cuatro capítulos en los que repasaremos algunos aspectos de como usar las referencias en Microsoft Excel. (Esto es aplicable a todas las hojas de cálculo).
En este capítulo, nos pararemos en las referencias relativas (A1), que suelen ser las primeras que se explican.
A pesar de ser el primer tipo de referencia que se explica, no suele profundizarse lo suficiente, lo que provoca que no se tenga claro el funcionamiento de las referencias mixtas.
Básicamente si se arrastra o copia la celda, la propia referencia se modifica permitiendo de esta forma crear una única fórmula en Microsoft Excel (o cualquier otra hoja de cálculo) y luego replicar el cálculo para el número de filas que se desee.
La variación de la referencia depende de la dirección y sentido en que se arrastre o copie.
Dirección del arrastre
Modificación
Abajo
Se incrementa en uno el número de la referencia A1 -> A2
Arriba
Se decrementa en uno el número de la referencia A2 -> A1
Derecha
Se incrementa el nombre de la columna A1 -> B1
Izquierda
Se decrementa el nombre de la columna B1 -> A1
En esta animación muestro estas modificaciones:
Las dudas comienzan cuando hacemos algo distinto a seleccionar en la referencia una celda que esté en la misma fila.
¿Qué sucede si en la celda B5 escribo =A3 y arrastro hasta llegar a la celda B1?
Pues si tenemos claro que por cada fila que arrastremos, el número de la fila de la referencia disminuye en 1 (ver animación), llegará un momento en el que se intentará crear la referencia A0, la cual no existe.
Esto nos puede pasar en las cuatro equinas de la hoja de cálculo, intentando crear referencias con la fila 0 o un numero mayor del número de filas (por ejemplo A1048577), momento en el que la referencia creada se transformará en =#¡REF!.
Otra cosa que hay que tener muy clara con las referencias relativas es cuando se actualiza o no.
Os pongo una tabla:
Acción
Efecto
Copiar celda y pegar en otra celda
Si actualiza
Copiar texto y pegar en otra celda
No Actualiza
Cortar celda y pegar en otra celda
No Actualiza
Doble click en extremo inferior izquierdo
Si actualiza
En esta animación muestro estas modificaciones:
Finalmente hay que tener en cuenta de que si la celda a la que se hace referencia desaparece, la referencia se transforma en =#¡REF!
Por ejemplo, si tenemos una referencia a la celda B2, y eliminamos la columna B, la referencia ecrita en la celda D2 pasa a estar en la celda C2, lo que nos puede dar a ententer que la referencia se transforma en la A2, como sucedería si hubiésemos copiado la fórmula.
En realidad lo que sucede es que la celda a la que hacía referencia ya no existe, por lo tanto se transforma en =#¡REF!
Nota final.
Cuando tecleamos una referencia a una celda es posible que nos equivoquemos e intentemos hacer referencia a una celda inexistente, en ese caso en lugar de mostrar el error =#¡REF!, se mostrará #¿NOMBRE?
La información que devuelve una fórmula de Microsoft Excel, no solo depende de la fórmula en sí, sino también de los datos que se usan como parámetros.
Hoy os muestro como con un poco de imaginación, se puede obtener una información inesperada de la función CONTAR.SI.
Deseamos saber en un listado en el que aparezcan elementos que pueden estar duplicados, cual es la primera aparición.
Hoy os muestro como con CONTAR.SI, con solo una modificación mínima en el rango de celdas a buscar, se obtiene un resultado totalmente diferente.
Usualmente a CONTAR.SI, se le pasa un rango equivalente a una columna entera, del estilo A:A o un rango más reducido mediante referencias absolutas (las de los dólares) del estilo $A$1:$A$20.
Sin embargo con un poco de imaginación y el conocimiento adecuado de como funcionan las referencias mixtas, se puede obtener un resultado totalmente distinto.
En el ejemplo de hoy, tenemos una columna A con códigos de artículos hasta la línea 20, de los cuales algunos están repetidos.
Si bien se puede aplicar el formato condicional para localizar los duplicados, como explicaba en el post Localizar valores duplicados en Excel sin utilizar fórmulas, con ese método solo sabemos si se repite, pero no cuantas veces aparece.
En esta ocasión queremos localizar la primera aparición de cada elemento, independientemente de si está repetido o no.
Este método podría ser útil por ejemplo para localizar los artículos más antiguos de un almacén, o para encontrar la fecha más antigua de venta o compra de un artículo en un listado.
Vamos a usar los mismos datos que en el ejemplo de la semana pasada, manteniendo en la columna B el número total de apariciones del elemento (Usaremos el método del rango con referencias absolutas), y en la columna C indicaremos el número de aparición de cada artículo.
=CONTAR.SI($A$1:$A$20;A2)
El truco está en crear un rango dinámico que va creciendo a medida que se arrastra la función CONTAR.SI, para lo cual la primera celda del rango se indica como absoluta y la ultima como relativa, además la última celda del rango será la correspondiente a la fila actual.
=CONTAR.SI($A$1:A2;A2)
En esta animación se muestra como crece el rango dinámico a medida que se arrastra la fórmula. e aprecia que en la columna B el rango siempre es el mismo, mientras que en la columna C el rango va creciendo a medida que nos desplazamos hacia abajo.
El resultado de este cambio en el rango, es que el dato devuelto por CONTAR.SI tiene un significado totalmente distinto.
Hoy comienzo una serie de cuatro capítulos en los que repasaremos algunos aspectos de como usar las referencias en Microsoft Excel. (Esto es aplicable a todas las hojas de cálculo).
Existen cuatro formas de nombrar una celda o un rango para poder acceder a sus datos desde otra celda.
Son las siguientes:
Referencia absoluta ($A$1)
Referencia relativa (A1)
Referencia mixta ($A1, A$1)
Referencia por nombre.
Dedicaré un capítulo a cada una.
Empezaremos por las referencias absolutas, ya que su funcionamiento es el más sencillo de entender.
Las referencias absolutas son aquellas que tienen dos dólares en su nombre, fijando de esta forma tanto la fila como la columna de la referencia, lo que implica realmente que la celda queda siempre fija.
Esto es, casi siempre, cierto.
Cuando se explica que es una referencia absoluta, se suele indicar que nunca cambia, y eso es algo ambiguo.
El ejemplo típico muestra que si tengo una celda original por ejemplo B3, y desde otra celda, por ejemplo D3, hago referencia a esta primera, con una referencia absoluta =$B$3, al arrastrar o copiar la celda D3, el contenido de la misma no varía, y siempre es =$B$3
Lo que la gente suele entender que, pase lo que pase, en la celda D3 siempre se mostrará =$B$3,y eso no siempre es así.
Sin embargo, la realidad es que aunque al arrastrar o cortar y pegar la celda original, el valor almacenado se mueve a otra celda. Y las referencias absolutas se actualizan para seguir haciendo referencia al mismo dato en la nueva ubicación.
Esto es si se mueve la celda B3 a B6, todas las celdas que contenían $B$3 pasarán a contener $B$6, eso sí, mostrando el mismo valor.
Os lo muestro en una animación.
Otra razón por la que el valor almacenado cambie, es que se inserten o eliminen filas o columnas.
Y finalmente existe la posibilidad de que eliminando filas, columnas o celdas se eliminé la celda original.
En este caso la referencia se transforma en el error #¡REF!
Os dejo el videotutorial:
Como pueden ver una referencia absoluta, no es siempre absoluta.
Esto hace que en el caso de que sea posible insertar o eliminar celdas, las referencias absolutas, no sean la mejor forma de hacer referencia a una celda desde VBA.
En el último capítulo veremos un método mejor para interactuar con las celdas de Excel desde el lenguaje de programación VBA.
