Validar número entero en Microsoft Excel (ejemplo validar edad alumnos)

Cuando es preciso introducir un dato numérico en una celda, es posible introducir datos que no resulten coherentes con la información a indicar.

Por ejemplo, si es preciso introducir la edad, por defecto Microsoft Excel permite introducir cualquier valor en la celda, incluso textos.

De esta forma podemos encontrarnos con datos decimales o negativos, e incluso edades imposibles (ver imagen).

 

Una solución es aplicar a validación de datos a las celdas.

Para ello accederemos a "Datos", "Herramientas de datos", "Validación de Datos".

 Al abrir la ventada de configuración vemos que por defecto se permite "Cualquier valor" en las celdas.

 

Una de las posibles opciones es seleccionar la opción "Número entero", la cual es ideal para almacenar la información de la edad, aunque no sería correcta por ejemplo para almacenar el importe de una factura.

Con esta opción en las celdas seleccionadas solo se almacenarán número enteros, ni textos, ni números decimales, pero para almacenar la edad, todavía no es suficiente.

Para completar la validación, debemos evitar edades negativas y edades imposibles de alcanzar.

Para ello se puede definir el valor mínimo y el máximo que se puede introducir, en este caso elegimos entre 0 y 110 años.

Una vez aplicada la validación, ya no será posible introducir valores incoherentes con un valor de edad.

De esta forma se puede reducir considerablemente los errores tipográficos al introducir datos.

En la animación el proceso completo.

Buscar en todos los ficheros de una carpeta con Notepad++

Una de las herramientas que se encuentra entre mis preferidas es Notepad++.

Es un editor de texto similar al Bloc de Notas de Windows, pero mucho más poderoso.

Entre sus características destacar que es software libre y gratuito, además dispone de pestañas, para poder abrir simultáneamente varios ficheros, e incluso tiene diversos temas que permiten seleccionar diferentes colores.

Asimismo permite el resaltado de colores en ficheros de lenguajes de programación.

Si no lo habéis probado, no sé a qué estáis esperando.

Pero hoy os traigo la característica que más uso.

Y es que Notepad++ permite buscar en todos los ficheros de una carpeta.

Incluso es posible buscar en los de las su carpetas.

Para ello iremos a la opción "Buscar..." del menú "edición", seleccionando la pestaña "Buscar en archivos"

Con esta opción, podremos indicar en el cuadro "Carpeta", la ruta en la que comenzar a buscar.

 Una vez que pulsamos el botón "Buscar todo" aparece una barra de progreso mostrando la evolución de la búsqueda.

Una vez finalizado el proceso, aparece una ventana en la parte inferior, con la informácion de todas las ocurrencias.

Este listado permite abrir el fichero deseado justo en la línea en la que se encuentra el texto buscado.

Yo lo encuentro tremendamente útil cuando se trata de comprobar ficheros de tipo CSV o similar.

Por ejemplo es útil cuando es preciso encontrar un dato en un grupo de ficheros automatizados, por ejemplo los ficheros de transmisión de envíos a un transportista.

Imagináis que tenéis un sistema que  envía un fichero cada hora a la.empresa de transportes, y por alguna razón os dicen que no les habéis enviado la informacion de un envío.

Abrir los ficheros de uno en uno, puede ser una tarea ardua, sin embargo con esta opción, se puede buscar un texto en todos los ficheros a la vez.

Como veis en la siguiente imagen, se muestra la información de cada fichero, y debajo todas las líneas coincidentes con el criterio de búsqueda.

En la animación podéis ver el proceso completo. 

Esta aplicación es una de las imprescindibles para todo aquel que desee ahorrar algo de tiempo y ser un poco más productivo.

Traducir textos en Google Sheets

Usualmente trabajo con tres hojas de cálculo distintas:

- Microsoft Excel

- Libreoffice Calc

- Google Sheets

Esto lo hago porque, aunque Microsoft Excel es la más potente como herramienta de escritorio, las otras dos la complementan con características adicionales.

Por ejemplo, la gran variedad de funciones que incluye Google Sheets.

Como ejemplo os muestro la función GOOGLETRANSLATE.

Esta función permite traducir un texto entre dos idiomas.

También es posible, no indicar el idioma original y Google tratará de identificarlo.

La función es muy sencilla, como primer parámetro de le pasa el texto a traducir, y luego dos parámetroscon el idioma original y el deseado.

=GOOGLETRANSLATE(text, [source_language], [target_language])

Ejemplo de implementación:

=GOOGLETRANSLATE($A2,"es","en")

En este enlace podéis consultar la info sobre la función.

https://support.google.com/docs/answer/3093331

Los parámetros se pueden pasar directamente o como referencias a celdas.

El resultado es impresionante.

El proceso completo en la animación.

Validar fecha en Microsoft Excel

 

Una opción muy interesante en Microsoft Excel es la validación de fechas.

Es muy fácil cometer un error al introducir una fecha y con esta opción se pueden reducir drásticamente esos errores humanos.

La opción se encuentra en Datos, Validación de datos.

Esta opción abre un menú en el que es posible seleccionar en el cuadro desplegable Permitir, la opción fecha.

Entre diversas opciones se puede seleccionar validad entre dos fechas.

Es posible indicar una fecha exacta, o en el caso de que la fecha dependa de la fecha actual, usar la función fecha para definir el día actual y sumar o restar los días que interesen.

En el ejemplo se valida desde =HOY() hasta quince días después =HOY()+15

Si el dato que se introduce en la celda cumple los criterios de validación no sucede nada.

En caso de que el dato introducido no cumpla las restricciones se muestra un mensaje de error.

En la animación muestro el proceso completo.

Como saber si quedan cambios por guardar en Notepad

Otro detalle acerca del bloc de notas.

Recientemente con una actualización de Microsoft Windows, también se actualizó el Bloc de Notas.

Uno de los cambios que incluye, es que ahora, como muchos otros programas, presenta una indicación para saber si el documento está guardado o existen cambios pendientes de guardar.

Es usual que en la barra del título del programa se añada algún símbolo junto al nombre del fichero indicando si quedan datos pendientes de guardar.

En el Notepad se ha decidido añadir un asterisco antes del nombre del fichero.

Aquí os lo muestro en detalle.

Siempre que veáis un asterisco antes del nombre de un fichero en un programa, recordad guardar los cambios.

Ajuste de Línea en el Bloc de Notas de Windows

 

El bloc de notas de windows, también llamado Notepad, es uno de los procesadores de texto más sencillos que existen, pero no por eso deje de ser útil.

Por una parte está disponible en cualquier ordenador con cualquier versión del sistema operativo Microsoft Windows, por otra parte su simplicidad, lo hace la herramienta perfecta, para pegar cualquier información y quedarse solo con el texto.

Una de las pocas características que tiene, pero que no todos los usuarios conocen es el "ajuste de línea".

Por defecto, cualquier texto que se pega en el bloc de notas, continúa indefinidamente hasta que se encuentra un cambio de línea.

Esto resulta sumamente incómodo al obligar al usuario a desplazarse horizontalmente por el texto.

En el menú Formato está disponible la opción "Ajuste de línea".

Esta opción genera un cambio de línea al llegar al final de la ventana, permitiendo leer todo el texto sin tener que desplazarse horizontalmente.

En la animación podéis ver la diferencia, al usar o no el ajuste de línea.

Nota:

Con el ajuste de línea activado podremos leer todo el texto desplazándonos con la rueda del ratón.

Crear una lista desplegable en una celda en Microsoft Excel

 

Una de las características más útiles de Microsoft Excel es la validación de datos.

Esta opción permite restringir los valores que se pueden incluir en la celda.

Pero una de las posibilidades que ofrece, la utilización de una lista desplegable, es especialmente interesante.

Esta opción hace que aparezca una flecha que da acceso a un listado desplegable con los valores entre los que el usuario puede elegir.

Es una forma que facilita la entrada de los datos y evita errores humanos.

El proceso para crear esta lista desplegable es sencillo.

Una vez seleccionada la celda o celdas en las que aplicarlo, vamos a la cinta de opciones, Datos, Herramientas de datos, Validación de datos.

Por defecto la validación permite "cualquier valor".

Pero podemos elegir entre siete opciones más.

En este caso elegiremos "Lista"

Al elegir lista, podremos seleccionar un rango de celdas que contengan los datos a mostrar en el menú desplegable.

Os muestro el proceso completo de como seleccionar el rango de datos a desplegar en esta animación.

Como se puede apreciar resulta muy cómodo a la hora de introducir los datos.

NOTA:

Aunque los datos a introducir se limitan a los valores de la lista, también se pueden introducir ya sea escribiéndolos o copiándolos. 

El proceso completo en el videotutorial de Youtube.