No todo lo que parece un número sirve para sumar

 En Microsoft Excel no todo lo que aparentemente es un número se trata como tal, y por lo tanto, no siempre obtenemos los resultados esperados.

Un ejemplo interesante son los números almacenados como textos, que se pueden reconocer por un pequeño triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda.

Sin embargo cuando son muchas las filas, la mejor forma de comprobar si existen valores que no son sumados es comprobar la información de la barra de estado.

En ella podremos observar dos datos:

Recuento, es el número de celdas con datos.

Recuento numérico, es el número de celdas con números, estas son las celdas que podrían ser sumadas.

En el ejemplo en la primera columna, podemos comprobar que ambos valores son iguales, y por lo tanto todas las celdas incluyen datos numéricos.

En la segunda columna, existe una celda que almacena un número como texto, y eso provoca una diferencia en ambos datos.

Tanto la suma rápida como la función SUMA, ignorarán las celdas con textos. Podemos verlo como que su valor numérico es cero.

Suma rápida en Microsoft Excel

 En ocasiones es preciso conocer puntualmente el valor de la suma de un rango de celdas, una columna completa o una fila.

Se puede hacer usando la función suma, pero es mucho más rápido seleccionar las celdas a sumar, y comprobar el valor de la suma en la barra de estado.

Esta característica es común a todas las hojas de cálculo, como LibreOffice Calc o Google Sheets.

Sumando rangos no contiguos en Microsoft Excel

La función suma se puede usar de forma similar al operador suma, sumando celdas independientes entre sí.

El operador + solo puede sumar celdas independientes.

La función suma puede hacer lo mismo.

Sin embargo la ventaja de la función suma, es que cada uno de sus parámetros puede ser una celda o un rango.

Esto la convierte en una de las funciones más versátiles de Microsoft Excel.

Introducción a la función SUMA en Microsoft Excel

A tenor del resultado de la última encuesta que he realizado en Linkedin, la cual indicaba que la mayoría de los usuarios usaban Microsoft Excel para el análisis de datos, y muy pocos a la realización de cálculos, he decidido aportar mi granito de arena explicando diversos usos de las funciones más habituales en las hojas de cálculo.

Quizá la función más usada sea la función SUMA la cual nos permite, entre otras cosas, realizar la suma de un rango de dato numéricos.

En el caso de que alguno de los datos no sea un número o una celda vacía, generará un error.

En el vídeo os muestro su uso más básico.

El aspecto de la función es el siguiente:

Y si usamos el asistente de funciones se nos muestra la información que se vé a continuación.

¿En qué idioma están las funciones de Microsoft Excel?

Microsoft Excel tiene la peculiaridad de que solamente admite el nombre de las funciones en el idioma en el que se ha instalado.

Esto implica que para cada idioma existe un nombre distinto para la misma fórmula.

Por ejemplo la función que en castellano se llama SUMA, en francés se llama SOMME y en inglés SUM.

Además no depende del fichero de excel, sinó del ejecutable. Esto quiere decir que si envías tu fichero de excel a un compañero que tiene el programa en francés, el verá la función en su idioma.

Esto puede provocar dificultades a la hora de trabajar con versiones en distintos idiomas.

Sin embargo más curioso es que si introducimos la función mediante programación en VBA, tendremos que usar el nombre de la función en inglés.

Por ejemplo, el equivalente a =SUMA(A1:A7) 

es ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-7]C:R[-1]C)"

Por internet se pueden encontrar webs con listas de traducciones de los nombres de funciones, por ejemplo:

http://cherbe.free.fr/traduc_fonctions_xl97.html

Seleccionar un dia de cada quincena en Microsoft Excel

 Muestro otro uso del ejemplo de la columna auxiliar para filtrar datos.

En este caso en un calendario, filtraremos un día de cada 14.

Puede ser usado por ejemplo para controlar el progreso de una tarea.

Seleccionar solamente filas pares en Microsoft Excel

En ocasiones es necesario seleccionar sólo algunas filas en nuestra hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Hoy muestro como seleccionar sólo las filas pares, pero este método es aplicable a cualquier cantidad de líneas.

El truco consiste en crear una columna auxiliar con los números del 1 al máximo deseado, y luego filtrar las líneas a eliminar.

En este caso creamos una columna compuesta por los números 1 y 2, para luego filtrar y eliminar todas las filas correspondientes a un número uno.