Filtrar por texto

En un filtro en Microsoft Excel es posible filtrar por un texto.

Por ejemplo podemos filtrar la población "Cortijo Real" escribiendo en la casilla de texto el nombre de la población.

Sin embargo también aplicará el filtro si escribimos una parte del filtro, de esta manera se mostrarán todos los textos que contengan el conjunto de caracteres escritos, en el ejemplo todas las poblaciones que contienen "corti"

Aunque en el ejemplo anterior pueda parecer que solo se filtran las poblaciones que empiezan por los caracteres indicados, no es así, se muestran todas las poblaciones que contengan ese conjunto de caracteres, como demuestra la búsqueda de las poblaciones que contengan el texto "real"

El resultado de aplicar ese filtro es el mostrado en la siguiente imagen.

Filtrar por más de un valor

Cuando tenemos que seleccionar valores del listado del filtro, si trabajamos con pocos elementos es factible seleccionarlos haciendo scroll.

Sin embargo, esta forma de aplicar filtros puede ser un tanto incómoda, ya que si pinchamos fuera de la ventana de selección del filtro antes de haber pulsado el botón aceptar, no se aplica ningún filtro.

Esto es especialmente molesto cuando tenemos que seleccionar una gran cantidad de valores aislados.

Para evitar que nos pase esto, podemos seleccionar uno o varios elementos y pulsar aceptar.

Esto hará que una parte del filtro se aplique.

Para aplicar el resto de los valores, volvemos a desplegar el filtro y seleccionamos el siguiente o los siguientes valores y pulsamos el botón aceptar.

De esta forma los nuevos elementos se unirán a la selección anterior, y nos evitaremos perder la selección al completo.

En este ejemplo en la segunda ocasión que se desplegó el filtro se añadió el valor 25666.

Pegar datos solo en celdas filtradas (eliminando datos no filtrados)

Como ya hemos visto anteriormente, si se copia un rango de celdas filtradas y se pega en una zona vacía de la hoja de cálculo, los datos se pegan de forma continua, no al lado de los originales, como suele ser de esperar.

Para conseguir ese efecto se puede recurrir a dos técnicas:

1 - Invertir el filtro y eliminar los datos que no deseamos, manteniendo de esa forma los que si deseamos.

2- Mediante programación en VBA (Visual Basic for Applications)

En este post explicaremos el primer método.

Se trata simplemente de aplicar lógica negativa a nuestro problema.

Si tenemos que pegar los datos de edad de una columna de las personas de sexo masculino, lo que haremos será seleccionar las personas de sexo femenino y borrar los datos.

Mostraremos el proceso, paso a paso:

Primero creamos los datos.

Estos serán los datos que deseamos mantener, y que en principio intentaríamos copiar y pegar, pero como hemos visto en el post anterior (Pegar celdas filtradas en filas filtradas), esto provocará que no se peguen al lado de los datos originales, sinó consecutivamente desde la primera fila.

En su lugar, haremos una selección usando la lógica inversa, esto es, mostrando los datos que no deseamos mantener. 

En el caso del ejemplo, los salarios de las personas de sexo Femenino.

Una vez mostrados, seleccionamos los datos que no deseamos.

Y lo eliminamos.

Un vez quitado el filtro, obtenemos el resultado deseado.

Nota:

En caso de tener que seleccionar una cantidad importante de datos, es útil, usar una columna auxiliar para indicar los datos a los que se aplicará el filtro.

Pegar celdas filtradas en filas filtradas

Cuando se trabaja con filtros, en muchas ocasiones interesa aplicar un filtro para luego copiar los datos mostrados.

Por ejemplo, creamos una columna con datos de edades y aplicamos un Autofiltro, mediante el que mostramos los datos de edad de la gente "mayor de edad", esto es, aquellos que han cumplido 18 años.

Una vez aplicado el filtro, seleccionamos y copiamos los datos.

Nos colocamos en la celda C1 y pegamos.

En este contexto mucha gente espera que los dato se peguen al lado de los ya filtrados para obtener una lista con solo esos datos.

Lo que en realidad sucede es que Microsoft Excel, ha seleccionado ocho celdas, y las pegará en las primeras ocho filas de la columna C (en realidad lo hará en un rango que comienza en la celda seleccionada actualmente)

Este efecto se ve claramente al desactivar el filtro.

Es importante tener en cuenta esta forma de proceder, ya que es muy fácil, provocar un cruce de datos inadvertido, consiguiendo resultados indeseados. 

Para obtener una columna con los datos filtrados y sin los datos no filtrados, existen diversas formas de proceder.

En la mayoría de los casos es suficiente con invertir el filtro y eliminar los datos no deseados.

Filtrar por color

Mucho más interesante que ordenar por color, es la opción de filtrar por color.

Es muy habitual resaltar las celdas que nos interesa cambiando el color de fondo.

Esta opción nos permite solo ver las que se han marcado, o en caso contrario ocultarlas y ver solo las no resaltadas.

Existe la posibilidad de seleccionar el color de fondo de la celda o el del texto.

En la siguiente imagen hay textos en rojo y negro y fondos en diversos colores (como en la primera imagen si todos los tipos de letra son del mismo color, no aparece la opción para seleccionarlo.)

Esta opción se combina muy bien con el formato condicional.

A diferencia de la ordenación por color, con el filtrado no se pierde el orden original, ya que este se recupera al dejar de aplicar el filtro.