Crear una lista desplegable en una celda en Microsoft Excel

 

Una de las características más útiles de Microsoft Excel es la validación de datos.

Esta opción permite restringir los valores que se pueden incluir en la celda.

Pero una de las posibilidades que ofrece, la utilización de una lista desplegable, es especialmente interesante.

Esta opción hace que aparezca una flecha que da acceso a un listado desplegable con los valores entre los que el usuario puede elegir.

Es una forma que facilita la entrada de los datos y evita errores humanos.

El proceso para crear esta lista desplegable es sencillo.

Una vez seleccionada la celda o celdas en las que aplicarlo, vamos a la cinta de opciones, Datos, Herramientas de datos, Validación de datos.

Por defecto la validación permite "cualquier valor".

Pero podemos elegir entre siete opciones más.

En este caso elegiremos "Lista"

Al elegir lista, podremos seleccionar un rango de celdas que contengan los datos a mostrar en el menú desplegable.

Os muestro el proceso completo de como seleccionar el rango de datos a desplegar en esta animación.

Como se puede apreciar resulta muy cómodo a la hora de introducir los datos.

NOTA:

Aunque los datos a introducir se limitan a los valores de la lista, también se pueden introducir ya sea escribiéndolos o copiándolos. 

El proceso completo en el videotutorial de Youtube.

Mayúsculas con VBA en Microsoft Excel

Si bien uno de los defectos de Microsoft Excel es no poder convertir a Mayúsculas directamente, es posible conseguirlo con una simple instrucción en VBA (Visual Basic for Applications).

La macro en sí es muy sencilla.

Además es posible guardarla en el "Libro de Macros Personal" de forma que se pueda usar en cualquier documento de Microsoft Excel.

La instrucción es muy sencilla, únicamente se modifica el valor de la celda por su valor en mayúsculas (Uppercase).

celda.Value = UCase(celda.Value)

Para poder hacerlo en todas las celdas seleccionadas, la instrucción se incluye dentro de un bucle que recorre, una a una todas las celdas de la selección. En este caso usaremos un bucle For Each

    For Each celda In Selection

La Subrutina completa es la siguiente:

Sub ConvierteMayusculas()

    For Each celda In Selection

            celda.Value = UCase(celda.Value)

    Next  

End Sub

Y el proceso para usarlo es el que muestro en la animación.

En este caso, la macro se ejecuta desde el menú desarrollador.

Es posible mejorar este proceso, añadiendo la macro en un botón de la cinta de opciones.

Proteger celda en Microsoft Excel

Excel tiene la posibilidad de bloquear celdas que puede resultar muy interesante.

Existe la posibilidad de bloquear las celdas con contraseña para que nadie modifique el contenido o el formato a no ser que conozca la contraseña.

Pero quizá aún más interesante que bloquear las con contraseña es que también se pueden bloquear sin indicar ninguna contraseña.

Por defecto todas las celdas están protegidas.

Para desproteger una celda, botón derecho, formato de celda.

Desmarcar el checkbox proteger.

Para activar la protección, ir a Revisar, Proteger hoja.

Aceptar

Aceptar.

De esta forma podemos proteger la celda sin tener que usar una contraseña.

Es una forma muy útil de evitar errores.

Yo lo uso especialmente para evitar que se borren accidentalmente las fórmulas, cuando tengo que compartir una hoja con otro usuario.

Pegar datos con filtro aplicado en Microsoft Excel

¿Alguna vez habéis datos teniendo un filtro aplicado?

Quizá penséis que lo habéis hecho mal y se han pegado solo algunos de los datos.

Realidad lo que sucede es que solo habéis cenado algunas celdas y Microsoft Excel las pegará como un rango continuo.

A modo de ejemplo, en este listado voy a seleccionar todas las palabras que contienen "al".

Una vez aplicado el filtro solo quedan visibles 13 líneas, en lugar de las 56 originales.

Si copio esas 13 líneas y las pego en la columna F, aparentemente solo me ha pegado 4 datos.

Si nos fijamos un poco más, veremos que los cuatro datos pegados, no se responden con los cuatro primeros que hemos copiado.

Debido a que realmente Microsoft Excel ha pegado los 13 datos que hemos copiado de forma continua en las 13 primeras filas de la columna F.

Como se puede apreciar fácilmente si quitamos el filtro.

Cómo solución para poder pegar los datos exactamente en las mismas filas lo más fácil es pegar todos los datos, aplicando el filtro con lógica inversa y eliminar los datos sobrantes.

Vista página en Microsoft Excel

 

Continuando con las críticas a Microsoft Excel.

Que levante la mano al que Microsoft Excel no le haya impreso hojas de más.

La mayoría de los usuarios de Excel usan siempre la vista normal.

En esta vista es imposible saber cuentas páginas de papel va a necesitar nuestra hoja de cálculo para ser impresa. Y ello suele provocar desagradables sorpresas.

En la inferior derecha de la ventana de Excel, al lado de la barra de zoom, se encuentran tres botones que nos permiten cambiar rápidamente entre las tres formas de visualizar nuestra hoja de cálculo.

La izquierda es la que usamos habitualmente la vista normal.

El segundo botón es la vista de página.

Esta es una vista que pretende simular la forma de ver los documentos de Microsoft Word, sin llegar a conseguirlo del todo.

Árbol recomendable antes de imprimir acceder a esta vista para saber qué partes del documento nos entran en cada página.

Recordar que siguen funcionando los anchos de las columnas de forma que si en cogemos una columna podemos conseguir que entren más datos en la misma página impresa.

Aún así, resulta difícil saber cuántas páginas se van a necesitar para imprimir la hoja de cálculo.

Importante tener en cuenta que, por defecto, Microsoft Excel imprimirá todas las celdas hasta la última que tenga datos, lo que puede generar una enorme cantidad de hojas en blanco en nuestra impresora.

Mayúsculas con función en Microsoft Excel

En Microsoft Excel existe una función que permite pasar textos a mayúsculas.

Es autoexplicativa, tiene un único parámetro.

El parámetro es el texto que deseamos convertir a mayúsculas.

Una vez escrita solo es preciso arrastrar y listo.

Como veis es resultado es el texto en mayúsculas en otra columna.

¿Se podría hacer mejor?

Pues sí, sin ir más lejos Microsoft Word lo hace sin tener que recurrir a una función.

¿Para cuando la posibilidad de convertir a mayúsculas en Microsoft Excel sin necesidad de usar una función?

Cuántas hojas puede tener un libro de Microsoft Excel

Según la documentación de Microsoft:

En Excel 2003 era de 255 hojas.

A partir de Excel 2007 solo está limitado por los recursos del ordenador (disco duro y memoria RAM).

Como ejemplo un fichero de Microsoft Excel con más de 400 hojas.

Extrañamente al guardar este fichero en formato xls se han mantenido todas las hojas, incluso abriéndolo con Libreoffice Calc.

Esto es cierto para la versión de 64 bits de Microsoft Office, ya que la versión de 32 bits solo permite gestionar 2 GB de memoria RAM, por lo que esto supondrá la limitación, ya que a día de hoy la mayoría de ocs tiene mucha más memoria disponible.

Consejo, si tenéis instalada la versión de 32 bits de Microsoft Office, sustituirla por la de 64 bits, notaréis una enorme mejora.