Localizar última celda en Microsoft Excel

La última celda de Microsoft Excel, es la intersección entre la fila inferior y la columna de la derecha con datos.

A priori e tan sencillo como fijarse en los datos, pero esto puede ser un tanto difícil si el número de filas o columnas es muy grande, o existen datos no visibles en las celdas, como pueden ser caracteres no imprimibles, espacios o fórmulas que tengan como resultado un dato vacío.

Para poder saber cual es la última celda de un documento de Microsoft Excel, por lo tanto, no es suficiente fijarse en las celdas.

Se puede localizar la última celda mediante el comando "Ir a" al que se puede acceder mediante la tecla de Función F5 o en Inicio, Modificar, Buscar y Seleccionar, Ir a.

Una vez accedido al menú Ir a..., se pulsa el botón Especial...

Posteriormente se selecciona la opción Última celda.

Aunque, aparentemente la última celda era la H12, vemos que la celda seleccionada es la J12.

Esto implica que en alguna celda de la columna J hay algún dato.

Como se puede ver, en la celda J1 hay un espacio, lo que hace que la última celda.

En estos casos eliminar las columnas con datos no visibles puede reducir el tamaño del documento final.

Diferencias de tamaño en Microsoft Excel debidas a la localización de la última celda usada

En ocasiones, vemos documentos de Microsoft Excel con muy poco contenido, pero un tamaño elevado.

Esto puede ser debido a diversas razones, por ejemplo, la existencias de hojas ocultas con contenido.

Sin embargo, una de las razones más habituales es que la hoja de cálculo esté usando más celdas de las necesarias.

En un programa como Microsoft Excel, al guardar el fichero, se almacena la información necesaria de una serie de celdas.

En concreto se almacenan el contenido de un rectángulo de celdas que tuviese su esquina superior izquierda en la celda A1, y su esquina inferior derecha en la intersección de la última columna y la última fila con datos. Esta celda se denomina comúnmente "última celda".

En el ejemplo de la imagen solo se ha puesto contenido en dos celdas (H1 y A12), sin embargo, Microsoft Excel almacenará el contenido de todo el rectángulo resaltado, desde la celda A1 hasta la celda H12.

Esto implica que para almacenar los datos de esas dos celdas, es preciso guardar en fichero las 96 celdas correspondientes a la región A1:H12.

Esto en ficheros pequeños no tiene demasiada relevancia, pero en ficheros grandes puede hacer que el tamaño del fichero aumente considerablemente.

Dependiendo del tipo de fichero usado para almacenar la información (xls, xlsx, xlsb, ods) la repercusión sobre el tamaño puede ser distinta, pero siempre es una buena idea intentar compactar lo máximo posible los datos a fin de reducir el tamaño del fichero final.

El efecto del incremento de tamaño, se observa principalmente, cuando se dejan in usar celdas que se han utilizado con anterioridad. En el caso de celdas vacías que nunca han contenido datos el efecto puede ser inapreciable.

Este caso es aplicable a todas las herramienta de hoja de cálculo como pueden ser Libreoffice Calc o Google Spreadsheets.

Eliminar imágenes no deseadas en documentos Excel

En ocasiones cuando se pega un dato de una fuente externa, en especial desde una página web, con los datos se desean obtener, se arrastran imágenes no deseadas, como en el ejemplo.

La solución típica en estos casos es ir seleccionando las imágenes de una en una para luego borrarlas pulsando la tecla suprimir, sin embargo es posible realizar este proceso en un único paso.

Para ello primero seleccionamos la opción "Ir a..." que se encuentra en Inicio, Modificar, o pulsamos la tecla F5.

La ventana que abre permite ir a una celda determinada o acceder a selecciones avanzadas, pulsando el botón "Especial"

Pulsando ese botón accedemos a la ventana de selección en la que podemos, entre otras cosas, seleccionar los Objetos. 

Dado que para Microsoft Excel, las imágenes son un objeto, esta acción selecciona todas las imágenes de la hoja activa.

Lo siguiente es, simplemente pulsar la tecla Supr, y desaparecen todas las imágenes al unísono.

Filtrar por color

Mucho más interesante que ordenar por color, es la opción de filtrar por color.

Es muy habitual resaltar las celdas que nos interesa cambiando el color de fondo.

Esta opción nos permite solo ver las que se han marcado, o en caso contrario ocultarlas y ver solo las no resaltadas.

Existe la posibilidad de seleccionar el color de fondo de la celda o el del texto.

En la siguiente imagen hay textos en rojo y negro y fondos en diversos colores (como en la primera imagen si todos los tipos de letra son del mismo color, no aparece la opción para seleccionarlo.)

Esta opción se combina muy bien con el formato condicional.

A diferencia de la ordenación por color, con el filtrado no se pierde el orden original, ya que este se recupera al dejar de aplicar el filtro.

Ordenar por color

He aquí una de esas funciones a las que no les he encontrado razón en Microsoft Excel.

Ordenar por color, ordena todas las celdas con un color de fondo al principio. También existe una opción de orden personalizado.

La opción para aplicar esta ordenación está un tanto escondida, ya que es preciso aplicar antes un filtro, para seleccionar el orden por color desde las opciones de filtro. (No confundir con la opción de filtrar por color)

El resultado es que unifica todas las líneas del color seleccionado al principio del  documento.

Importar correctamente ceros a la izquierda

En ocasiones es preciso importar datos numéricos desde un fichero de texto o CSV a una hoja de cálculo, que contienen ceros a la izquierda, manteniendo estos en la hoja de cálculo.

Para que la hoja de cálculo mantenga los ceros a la izquierda bes necesario importar los datos como texto.

Sin embargo si se deja que sea la aplicación la que defina el tipo de dato importado, Excel entenderá que tiene una columna de números, por lo que al importar los datos estos se transformarán en números desapareciendo los ceros por la izquierda.

Debe quedar claro que a no ser que se recurra a los datos originales no se puede saber si han desaparecido ceros ni cuentos han desaparecido.

Para evitar esto durante la importación se ha de seleccionar la columna que contiene los ceros a la izquierda y se le debe indicar a la hoja de calculo que deseamos que se importen como texto.

De esta manera los ceros a la izquierda se mantendrán.

Los pasos son:

Desde datos, Obtener datos externos, desde un archivo de texto.

En el tercer paso, seleccionar la columna con los datos con ceros a la izquierda e indicar como tipo de datos Texto

Aceptamos la importación

Y los datos se han importado como texto con los ceros a la izquierda.

Importar fecha invertida o americana

En ocasiones es cómodo escribir las fechas en formato invertido, esto es, poner primero el año, luego el mes y finalmente el día.

Si se importa directamente este fichero, Microsoft Excel no es capaz de identificar la primera columna como una fecha, asumiendo que son números.

De forma que si se aplica un filtro, no agrupa los datos en años y meses, como es de esperar en una columna con fechas.

Esto provocará que tengamos que regenerar la fecha usando fórmulas.

Para conseguir que la hoja de cálculo reconozca correctamente este tipo de fechas, en el paso tres de la importación, se indicará que esta columna es una fecha, y además se elegirá en tipo de fecha, en este caso AMD, siglas correspondientes a las iniciales de Año Mes Día.

En este caso vemos que las fechas se han reconocido correctamente.

Y además, a la hora de aplicar un filtro este permite seleccionar años o meses.