Ocultar y Mostrar la cinta de opciones en Microsoft Excel

Tio sencillito de domingo.

¿Sabías que la cinta de opciones de Microsoft Excel se puede ocultar de forma similar a como se hace con la barra de tareas de Windows?

En general este truco es aplicable a la gran mayoría de aplicaciones que implementan cinta de opciones en lugar de barras de herramientas.

La cinta de opciones llego como una mejora significativa de productividad en contra de las barras de herramientas.

Yo creo que, por el contrario, la mayoría de las opciones ahora están un click más lejos, pero es solo una opinión personal.

Además su aparición coincidió aproximadamente con la de los monitores panorámicos.

Siendo realmente difícil trabajar en un portátil con monitor panorámico en una aplicación con cinta de opciones.

Por ejemplo, en Microsoft Excel se pierden tres filas con respecto a usar barras de herramientas, y en Microsoft Word, resulta difícil mostrar más de dos párrafos de un documento en pantalla.

Como podéis ver en la imagen, la altura de la cinta de opciones en Microsoft Excel es equivalente a cuatro filas de la hoja de cálculo.

Una vez oculta, solo se muestra la cabecera de las fichas, mostrando en pantalla tres filas adicionales del documento.

Para ocultarla solo es preciso hacer doble click encima de una de las pestañas.

Luego haciendo click, se desplegará encima del documento, como se ve en la siguiente imagen tapa la primera fila, pero también la barra de fórmulas.

Al seleccionar una opción o pulsar en el documento, se vuelve a ocultar.

Para volver a mostrarla hay que volver a hacer doble click en una de las pestañas de la Cinta de Opciones.

Como se ve, el sistema de funcionamiento es similar al de la barra de tareas, pero en este caso el despliegue no es automático, siendo necesario hacer click con el ratón.

Es una opción un tanto incómoda de usar, pero en casos de pantallas panorámicas puede resultar útil, sobre todo a la hora de mostrar el resultado final.

Cuantos decimales necesito

En muchas ocasiones ni nos paramos a pensar cual será el número de decimales apropiado para un cálculo, y usamos todos los que tengamos disponibles.

En cálculos con pocos datos no se aprecia el efecto, pero cuando trabajamos con grandes cantidades de datos estos efectos pueden acumularse exponencialmente generando retardos innecesarios tanto en los cálculos como en el tamaño necesario para el almacenamiento.

Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/N%C3%BAmero_%CF%80

El valor que conocemos con mayor precisión es el número PI, del cual se acaba de conseguir un nuevo récord de cálculo de decimales.

Recientemente se ha alcanzado la friolera de 62,8 billones de decimales calculados del número Pi, por la Universidad de Ciencias Aplicadas de los Grisones, Suiza.

Algunos estarían deseando tener tal precisión para tener mejores cálculo, pero esto es una falacia. Técnicamente es imposible realizar cálculos a partir de una cantidad de decimales.

Pongamos como ejemplo, calcular la distancia de Pontevedra a Madrid. La unidad más adecuada para realizar esta medición es el Kilómetro.

Imaginemos ahora que alguien no pide realizar ese cálculo con tres decimales de precisión.

Para aclarar 1,001 Km es igual a 1.001 metros.

Nos están pidiendo medir la distancia desde Pontevedra a Madrid en metros. Eso es una auténtica locura. Sin embargo no tenemos el más mínimo inconveniente en usar 15 decimales de precisión en nuestros cálculo en la hoja de cálculo Microsoft Excel o en el programa de análisis Power BI.

Fuente imágenes: Google Maps

Para poner esa precisión en contexto, vasta citar al físico y matemático alemán Jörg Arndt, coautor del libro 'Pi Unleashed', en el que comenta que 39 decimales son suficientes para calcular la circunferencia del universo observable con una precisión de un átomo.

No creo que lleguemos a necesitar mayor precisión.

Por otra parte, el radio de un átomo se puede expresar en metros con una precisión de diez decimales.

Esto implica, que con una precisión de 13 decimales, si midiésemos la distancia de Pontevedra a Madrid en Kilómetros, estaríamos en una escala de átomos.

Es muy importante tener en cuenta el máximo de precisión que nos puede ser útil, a partir de ahí todo exceso de precisión solo supondrá una merma en el potencia de cálculo y mayores requisitos de almacenamiento.

Sublime Text como alternativa a Notepad++

Si bien Notepad++ es mi editor de texto favorito, he encontrado otro que es capaz de gestionar ficheros de texto de mayor tamaño.

Se trata de Sublime Texto, que aunque presenta menos opciones sí que es capaz de abrir ficheros de mayor tamaño.

Se trata de un editor de texto multipestaña, muy utilizado en entornos de programación.

En el caso del ejemplo muestro cómo abre un fichero de más de 2 millones de líneas.

Adicionalmente presenta como característica más llamativa la presencia de un minimapa del documento, que facilita la navegación por el mismo.

Esta barra de navegación se puede desactivar desde el menú "View".

En mi caso he abierto un fichero de texto de más de 2 GB de tamaño.

Convertir a Mayúsculas / minúsculas en Notepad++

Una de esas cosas que siempre he echado de menos en Microsoft Excel, es la posibilidad de convertir texto a Mayúsculas sin tener que recurrir a una fórmula.

Es una de esas opciones disponibles en gran cantidad de aplicaciones, pero que de una forma sorprendente no existe en la hoja de cálculo.

Hoy veremos cómo realizar está operación con el editor de texto Notepad++.

Desde el menú "Editar" en la opción "MAYÚSCULAS/minúsculas" tenemos las opciones habituales de cambio entre mayúsculas y minúsculas, y algunas rarezas.

Por ejemplo un modo ALeatoriO.

En este caso, seleccionamos el texto que queremos convertir, y posteriormente la opción adecuada.

Por ejemplo, "Convertir a MAYÚSCULAS"

Esta opción hará que todo el texto seleccionado se convierta a Mayúsculas.

Esta opción puede usarse para sustituir la opción inexistente de Microsoft Excel, para ello, copiariamos la columna a convertir, aplicaríamos la opción explicada y luego volviendo a pegar en Microsoft Excel.

Es también interesante a la hora de importar datos a una aplicación de análisis, como puede ser Power BI, a la hora de reducir el número de elementos distintos en una columna.

Por ejemplo, en una columna en la que se indique el mes de nacimiento en texto, algunos usuarios podrán escribirlo en minúsculas, otro en mayúsculas y otro con la primera letra en mayúscula.

Esta variación de datos provoca una reducción del rendimiento, que se puede corregir sin perder información convirtiendo toda la columna de datos a un formato común.

Abriendo carpetas desde Notepad++

En ocasiones en algunos ficheros de texto tenemos direcciones de carpetas físicas en nuestro sistema operativo el proceso habitual es copiarlas abrir una ventana de explorador de Windows y pegarlas en la barra de direcciones.

Sin embargo esto se puede realizar en un único paso en note plus Plus ya que una de las opciones que incluye es abrir una dirección directamente en el explorador de Windows.

Si disponemos de un fichero de texto en el que se incluye la dirección de una carpeta lo único que tendremos que hacer es seleccionar la y acceder al menú "Editar".

Dentro del menú Heritage la opción que buscamos se encuentra dentro del apartado "Selección"

Como su propio nombre indica este menú solo afecta a textos ya seleccionados, por lo tanto deberemos seleccionar el texto que incluya la ruta de la carpeta que queremos abrir.

q

Una vez con el texto seleccionado accederemos dentro de la opción selección al comando "Abrir carpeta contenedora en explorador de archivos".

Inmediatamente y se nos abrirá una nueva ventana de explorador de archivos de Windows y en ella aparecerá abierta la carpeta correspondiente a la ruta que teníamos seleccionada en el fichero de texto.

Este proceso es especialmente interesante cuando trabajamos con ficheros de tipo log o ficheros de copias de seguridad, en los cuales suelen almacenarse la ruta de los ficheros y carpetas.

Eliminar líneas duplicadas con Notepad++

Otra de las tareas que podemos realizar con Notepad++ es la eliminación de líneas duplicadas.

Este es un proceso que puede resultar muy útil, antes de realizar un análisis de datos mediante Microsoft Excel o Power BI.

Comenzamos con un fichero de texto de ejemplo, en el que hemos escrito varias palabras (una por línea), algunas de las cuales están repetidas una o más veces.

En el menú "Editar", dentro de la opción "Operaciones con líneas", se encuentran las opciones de eliminación de duplicados.

Existen dos opciones, la primera que veremos hoy, "Eliminar líneas duplicadas" elimina las líneas duplicadas de todo el fichero, dejando solo la primera que encuentre.

Cómo vemos en el resultado solo se muestra la primera aparición de cada línea.

Podemos comprobar, que la palabra hoy, ha pasado de la línea número 4 a la número 3, debido a la eliminación de la segunda aparición de la palabra hola, que estaba originalmente en la tercera posición.

Notepad++ gestiona correctamente ficheros de texto de gran tamaño, permitiendo realizar operaciones de limpieza sobre los datos en bruto, antes de cargarlos a la herramienta de análisis.

Ordenar fichero txt alfabéticamente mediante Notepad ++

Una de esas herramientas que forman parte de mis preferidas desde hace tiempo es Notepad ++.

Se trata de un editor de texto, como puede ser el Bloc de notas de Microsoft Windows, pero mucho más potente.

Como ventaja, aclara que se trata de una aplicación bajo licencia GNU, lo que permite usarlo sin tener que registrarse ni pagar por su uso.

Ademas es una aplicación que necesita pocos requisitos de hardware, por lo que se puede ejecutar en cualquier ordenador por viejo que sea.

En el caso de que no hayamos configurado el Notepad ++ como editor de texto por defecto, tendremos que abrirlo mediante el menú contextual del botón derecho, con la opción "Edit with Notepad ++".

En el ejemplo de hoy mostraré una curiosa opción, que permite ordenar un fichero de texto por orden alfabético.

Elegimos como fichero de texto para este ejemplo, un extracto de un conocido libro.

Desde el menú "Editar" accedemos a la opción "Operaciones con líneas".

Entre las múltiples opciones que tenemos para trabajar con líneas elegimos "Ordenar líneas en sentido ascendente".

Muestro el menú completo.

El resultado, es una versión del fichero original, ordenado por las primeras letras de cada línea.

En este caso el extracto algo más de dieciséis mil líneas, y fué reordenado inmediatamente.

Esta es una opción que puede resultar útil, si precisamos reordenar un listado de códigos de artículos y no tenemos un Microsoft Excel a mano.