Minigráficos en Microsoft Excel (sparklines)

 

Los minigraficos o sparklines son una de las opciones menos usadas de Microsoft Excel.

Quizás por desconocimiento.

Son gráficos que se aplican a los datos de una sola línea.

Y se muestran en una única celda.

Al crear un monográfico, seleccionaremos el rango de datos, usualmente una fila de celdas, y la ubicación del mismo, que normalmente también estará en la misma fila.

Su funcionamiento es muy similar a una función de Excel.

Una vez que tenemos el primero, podemos arrastrarlo como si fuese una función.

Obtendremos un gráfico por fila.

En la animación podéis ver el proceso completo.

Ordenar por color en Microsoft Excel

Habitualmente ordenamos por número o por fecha, incluso por orden alfabético.

Pero también es posible hacerlo por color.

Curiosamente la opción para ordenar por color se encuentra escondida entre las opciones de filtrado.

Partimos de un listado con el fondo de las celdas resaltadas en distintos colores.

Aplicamos el filtro automático.

Y seleccionamos la tercera opción "Ordenar por color".

Seleccionamos uno de los colores.

Dependiendo del color elegido se aplicará un orden distinto, siendo este el primer color de la lista.

Podremos saber que se ha aplicado la ordenación, al comprobar que en la.flecha del cuadro desplegable del filtro se muestra una pequeña flecha ascendiente.

Podéis ver un ejemplo completo en la animación.

Crear gráfico en Microsoft Excel con tecla F11

 

Truco rapidito.

Con F11 creamos un gráfico a partir de los datos seleccionados.

Primero seleccionamos los datos.

Y luego pulsamos F11.

El proceso en la animacion.

Copiar hoja en Excel con CTRL+ arrastrar pestaña

Existen dos formas de copiar una hoja en Microsoft Excel.

La rápida, mediante la tecla CONTROL y arrastrar la pestaña de la.hoja con el ratón.

Ojo, que también vale entre documentos de Excel distintos.

Y la clásica, botón derecho en la pantalla de la hoja, seleccionar "Mover y copiar ..." en el menú contextual. 

Para luego seleccionar en la ventana "Crear una copia"  y seleccionar el nombre de la hoja antes de la que deseamos que aparezca la copia para luego pulsar el botón.

Recordad marcarl el checkbox, porque sino tendréis que repetir el proceso.

Y finalmente obtenemos la copia, antes de la hoja que habíamos seleccionado.

Con este método también es posible seleccionar otro documento de Microsoft Excel como destino mediante el cuadro desplegable "Al libro:"

En la animación podéis ver una comparativa de ambos métodos.

Mapa de calor en Microsoft Excel

Un mapa de calor es una herramienta muy vistosa y que permite detectar anomalías en un conjunto grande de datos de forma muy sencilla. 

En Microsoft Excel es posible crear un mapa de calor usando el formato condicional.

Partiendo de un conjunto de datos como el siguiente que es posible generar lo de forma muy sencilla.

Usualmente se usa el formato condicional para aplicar a una única columna pero en este caso se lo aplicaremos a un rango de forma que los valores a comprobar para aplicar el formato serán todos los del rango seleccionado y no solo los de una única columna.

Para crear el mapa de calor iremos a formato condicional escalas de calor y elegiremos una de las escalas monocolor.

Ya que si elegimos una escala de tipo semáforo no estará claro que significan los valores.

En este caso yo he elegido la escala roja con el valor máximo en el color rojo y el mínimo en el color blanco.

Al aplicarlo se ve fácilmente que no hay ninguna anomalía de datos ya que todos están homogéneamente dispersos.

En este caso modifico manualmente algunas celdas aumentando el valor por encima del máximo para que podáis comprobar cómo se detectaría una anomalía mediante un mapa de calor.

Como veis hay una zona en el centro que resalta por tener unos colores mucho más oscuros. Por alguna razón desconocida esos valores son distintos a los demás. Dependiendo de los datos tendrá un significado. Podría ser el día de más ventas de la semana o del mes.

En la animacion podéis ver el proceso completo.

Recordar el formato condicional se puede aplicar tanto con filas como columnas como a una combinación de ambos como este caso a un rango.

Concatenar dos valores para crear valor único Excel

En ocasiones necesitamos localizar un valor único entre varios en una tabla de excel pero es imposible dado que los datos se repiten.

La solución puede ser usar dos filtros para encontrar el valor que no se repite.

Sin embargo sería mucho más cómodo poder aplicar el formato condicional para resaltar aquellos valores que están repetidos.

Imaginemos que tenemos un listado de facturas en las que tenemos dos datos por un lado la serie y por otro lado el número.

Tanto la serie como el número se pueden repetir ya que puede haber el mismo número en dos series o la misma serie con distintos números.

Deseamos saber si alguna factura está repetida en el listado.

El truco consiste en concatenar dos valores para conseguir el dato que NO debería repetirse.

En este caso concatenar hemos la serie con el número de la factura, consiguiendo de esta forma un valor que debería ser único.

Aplicando un filtro vemos que ahora aparecen los valores completos de la factura, eso es el valor de la serie seguido del número de factura.

Luisber ahora podríamos seleccionar un único valor y al filtrar me aparecería un único resultado.

También sería posible aplicar el formato condicional sobre esta nueva columna y así saber si existen facturas duplicadas.

EEn la animación podéis ver el proceso completo.

Nota:

Este es un método muy útil para generar valores únicos cuando no existen.

Paint pegar y adaptar tamaño

Es muy habitual copiar y pegar una imagen en un documento de Microsoft Paint.

 En muchas ocasiones veo que la gente una vez que pega la imagen tiene que reducir los bordes del lienzo para adaptarlo a la imagen.

El peligro de este método es que nos pasemos y cortemos un trozo de la imagen o no lleguemos a recortarlo lo suficiente y nos quede un borde del lienzo visible.

Para que quede bien este procedimiento se vuelve un tanto largo.

Existe un truco para evitar tener que adaptar el tamaño de lienzo una vez pegada la imagen. Si en lugar de pegar la imagen directamente lo primero que hacemos es asegurarnos de que el tamaño de lienzo es menor que el de la imagen que vamos a pegar Microsoft Paint automáticamente ampliará el tamaño del lienzo hasta ser exactamente del tamaño de la imagen a pegar.

El proceso es tan sencillo como asegurarse de que la imagen de lienzo vacío es tan pequeña como podamos haciéndola diminuta.

Una vez que pegamos la imagen el tamaño de lienzo se adapta automáticamente al tamaño necesario para incluir la imagen.

En la animación podéis ver el proceso completo.

Primero reduzco el lienzo un tamaño diminuto.

Luego tengo la imagen y vemos como automáticamente se adapta al tamaño necesario sin dejar ningún tipo de borde.

Vincular celdas de Google Sheet en una tabla de Google Docs

En Google Sheets es posible copiar datos entre una hoja de cálculo y un documento de Google Docs.

Lo que no es tan conocido es que a la hora de pegar las celdas en el documento de Google docs es posible elegir entre pegar los datos o vincularlos.

El proceso es sencillo, solo hay que copiar las celdas en la hoja de cálculo y pegarlas como una tabla en el documento del editor de texto.

En el momento de pegar las Google sheets nos mostrara una ventana en la que podemos elegir entre enlazarlas o solo pegarlas.

Si pegamos las hojas las celdas los datos quedan desvinculados y no se actualizaran, pero si los enlazamos al modificar la hoja de cálculo es posible actualizar el documento de texto.

Para ello pulsaremos en el botón update que está encima de la tabla en documento de texto.

Automáticamente los datos se refrescarán con los que hay en la hoja de cálculo.

En la animación os muestro el proceso completo.

Aunque pueda parecer una suite ofimática sencilla, la suite de Google es muy interesante, por la facilidad que tiene para enlazar los distintas herramientas entre sí.

Power Toys Remapear Teclado

Como última herramienta de Power Toys, una que tiene muchas posibilidades pero que a día de hoy me decepciona un poco.

Se trata del administrador de teclado.

Esta herramienta permite para un programa o para todos sustituir la pulsación de una tecla por otra.

También permite sustituir una combinación de caracteres por otra combinación.

Lo ideal hubiera sido poder convertir teclas a combinaciones y viceversa.

Por ejemplo para enviar la pulsación de la tecla ESC usar una combinación de teclas como ALT + ESC.

Power Toys renombrar Ficheros (Power Rename)

Una de las funciones más interesantes de PowerToys es posibilidad de modificar los nombres de ficheros masivamente mediante Power Rename.

Su configuración también está disponible en la ventana de PowerToys.

De forma similar a la opción de redimensionar imágenes al seleccionar los ficheros a los que queremos modificar el nombre pulsando el botón derecho encontraremos la opción "Cambio de nombre avanzado".

Una vez seleccionada esta opción se nos dará paso un menú en el que podemos configurar los cambios que queremos realizar.

Podemos desde modificar trozos de un nombre sustituyéndolos por otro hasta simplemente cambiar un nombre de fichero a mayúsculas o minúsculas.

Es muy interesante la opción que permite trabajar con todos los elementos de las Subcarpetas.

Herramienta no crea copias de los ficheros sino que modifica los nombres de los ficheros existentes.

Por lo tanto es muy interesante tener una copia de los ficheros originales por si por error modificamos todo el nombre del fichero y perdemos el nombre original.

Os dejo una animación para que veáis lo rápido y sencillo del proceso.